Organizzare eventi

Come organizzare una mostra d’arte

Van Gogh Alive
22.05.2015

Molte delle mostre, ahimè si rivelano deludenti, per non dire deprimenti. Di sicuro la maggior parte non soddisfa quello che ci si aspettava. Spesso chi le organizza non conosce alcuni concetti chiave necessari per la buona riuscita di una mostra.

Le vostre di sicuro saranno già fantastiche, originali, seguiranno un fil rouge tematico, saranno programmate in tempi utili e pubblicizzate a dovere, ma in caso abbiate ancora qualche dubbio o volete approfondire l’argomento e organizzare una mostra d’arte, che ne so su Van Gogh, ecco uno schema diviso per fasi produttive dell’organizzazione di una mostra:

1.Fase preliminare

2.Fase di pianificazione

3.Fase operativa

4.Chiusura

Distinguiamo per ogni fase il timing necessario e gli obiettivi stabiliti da raggiungere via @wemetooo Condividi il Tweet

 

1. Fase preliminare

Obiettivi 

Definizione del concept 

Valutazione della fattibilità

Timing

12-36 mesi prima dell’apertura

Durata: dai 3 ai 5 mesi

Si articola così:

 Ideazione: si parte dal brainstorming all’interno dell’azienda che la produce, si valutano proposte elaborate da curatori scientifici esterni, oppure si considerano i desideri espliciti di enti della Pubblica Amministrazione, che istituiscono una sorta di “gara formale” per affidare l’organizzazione dell’evento.

Fatto. A questo punto il curatore, assieme al comitato scientifico, realizza la stesura di un progetto, in modo da definire il concept della mostra.

• Valutazione e studio di fattibilità: ora la singola proposta passa al vaglio della fattibilità, se po’ fa o non se po’ fa? S’individuano i punti di forza e di debolezza, chiarendo le opportunità e i vincoli, valutando l’accessibilità alle opere da richiedere in prestito, scegliendo la sede espositiva, ricercando consenso politico e supporto economico da parte di Stato, Enti Locali (Patrocini e Contributi) e i privati (Sponsorizzazioni) e realizzando una prima bozza di budget.

2. Fase di pianificazione 

Obiettivi 

Definizione puntuale del progetto

Acquisizione di tutti i fattori produttivi

Timing

12-18 mesi prima dell’apertura

Durata: 12-18 mesi (non consecutivi)

Ecco in che consiste:

 Pianificazione operativa: a questo punto si stabilisce l’intera campagna prestiti, passando dalla definizione del progetto di allestimento e della grafica in mostra.

• Stipula contratti: Altro step da mettere in calendario è la richiesta di preventivo e di un mandato d’incarico, tramite contratto, si gestiscono tutte le relazioni di assicurazione, trasporto delle opere, gestione degli appalti per l’allestimento, l’illuminazione, la grafica in mostra e la verifica dei sistemi di allarme e di climatizzazione degli ambienti.

• Organizzazione dei servizi aggiuntivi: ovvero quei servizi che si offrono come un plus ai fruitori della mostra, tipo le visite guidate, le audioguide, il bookshop e il catalogo oltre che dei servizi primari (biglietteria, guardiania e pulizia). Particolare impegno viene dedicato alla produzione del catalogo, che prevede l’attività di autori delle schede tecniche, dell’editore, dei proprietari di immagini delle opere.

 Definizione del budget 

 

mostra d'arte Metooo

 

3. Fase operativa

Timing 

30 giorni prima dell’apertura

Durata: 3-4 mesi
(include il periodo espositivo)

Obiettivi 

Concretizzare il concept

Gestione ed organizzazione in corso d’opera

Monitoraggio

Si svolge così:

• Montaggio della mostra: è ora di dare forma all’allestimento, l’illuminazione, la grafica di mostra, e la collocazione delle opere sotto la supervisione degli accompagnatori.

• Esercizio: nel corso dell’esposizione vengono attivati i servizi, quali ad esempio, la biglietteria, le pulizie, la guardiania e vigilanza notturna, oltre che i servizi aggiuntivi.

 Monitoraggio: questa fase comporta la verifica sistematica dell’andamento dei “lavori”, tramite il controllo dei report climatici della sede espositiva, la revisione dei costi sostenuti e l’analisi di elementi o indicatori, che costituiscono i criteri di valutazione dell’andamento del progetto in itinere e che consentono di valutarne il successo o l’insuccesso.

 

4. Chiusura

Timing 

15-30 giorni dopo la chiusura

Durata: 15 giorni, un mese

Obiettivi 

Chiusura mostra

Gestione dello smontaggio

Analisi dei risultati

Questa è la fase conclusiva:

 Smontaggio della mostra: finito il tempo dell’esposizione, ora si ripercorrono in senso inverso tutte le attività che abbiamo descritto prima nel montaggio: si smontano e imballano le opere per il trasporto di ritorno, si disallestisce la mostra fino a liberare la sede espositiva e si restituiscono le opere ai musei prestatori e ai collezionisti privati.

• Analisi dei risultati: passiamo alla fase dedicata ai bilanci, alle valutazioni economiche sui consuntivi e quindi sulla reddittivita’ dell’evento, si tirano le somme, si fanno valutazioni sul successo dell’iniziativa in termini di visitatori, di feedback, di rassegna stampa, oltre che di ritorno d’immagine per sponsor e enti coinvolti.

 

Ovviamente poi ci sarebbe molto da approfondire e analizzare riguardo alla promozione della mostra.

Come ogni evento, necessita di pubblicità e di arrivare ad un largo bacino di utenti in target.

Intanto se volete avere: una buona impaginazione grafica della vostra mostra, mandare degli eleganti inviti via mail alle liste contatti, condividere l’evento sui social, vendere ticket, prevendite, generare sconti, far avere tutte le informazioni utili, arricchire ed enfatizzare l’attesa e insinuare la voglia di partecipazione nel vostro pubblico, tutto su una pagina web facile da linkare, condividere, ricercare tramite Google; allora provate Metooo.

C’è tutto questo e anche di più.



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