10 tendenze negli eventi per il 2019 e come sfruttarle

I nuovi inizi sono sempre emozionanti. In qualità di organizzatori di eventi, state già studiando dei nuovi modi per portare i vostri progetti ad un livello più alto nell’anno che sta per iniziare. E visto che l’inizio del nuovo anno si sta avvicinando, abbiamo studiato l’industria e abbiamo elaborato una lista di 10 tendenze nel mondo degli eventi per il 2019 che pensiamo che definiranno il mercato. Ovviamente, ci sono infinite sfumature e dettagli, però pensiamo che se incorporate queste principali tendenze nei vostri eventi, ci sarà già in partenza una buona possibilità di avere un anno di successo. Quindi iniziamo!

1. Le tecnologie avanzate diventano mainstream

Incorporare le tecnologie nei tuoi eventi non sarà più una questione di opzioni. Man mano che le tecnologie diventano più raffinate, influenzeranno tutto, dalla vendita dei biglietti al servizio clienti, dall’esperienza dell’invitato all’evento, fino alla raccolta dei dati e alla reportistica. Ecco come incorporare le tecnologie avanzate nei tuoi eventi.

Le piattaforme di gestione eventi

Dalla creazione del sito dell’evento fino alla vendita dei biglietti e al check-in degli ospiti, utilizzare una piattaforma di gestione eventi per ogni tipo di evento, di grandi o piccole dimensioni, sarà il modo migliore per assicurarti che tutte le operazioni di gestione saranno effettuate in un unica soluzione. Ai tempi, le questioni amministrative come l’emissione e la stampa dei biglietti, l’emissione delle fatture, mandare gli inviti, erano quelle che, come organizzatore, ti consumavano la più grande quantità di tempo. Ora le piattaforme di gestione eventi sono così evolute che puoi usarle per gestire qualsiasi tipo di evento, dai concerti ai corsi di formazione. Quindi nel 2019 usare una tale piattaforma sarà praticamente obbligatorio.

In più, una piattaforma di gestione eventi è quello che ti serve per offrire ai tuoi invitati un servizio clienti impeccabile e per rendere il tuo evento facile da trovare, per rendere i biglietti facili da acquistare, e per rendere facile l’accesso all’evento stesso.

Se usi Metooo come piattaforma di gestione per i tuoi eventi, puoi fare tutto ciò risparmiando tempo e riducendo i costi di gestione. Puoi creare un bellissimo sito per il tuo evento nel giro di pochi minuti, e la vendita dei biglietti, con le commissioni più economiche disponibili sul mercato, si fa tramite delle transazioni sicure. Puoi anche gestire insieme una serie di eventi correlati, tramite la funzione gruppi di eventi. E visto che il check-in è una parte cruciale dell’esperienza degli invitati, su Metooo lo puoi gestire semplicemente scannerizzando il QR code presente sul biglietto, anche se il biglietto ti viene solo mostrato su uno smartphone e non stampato.

La realtà virtuale

Questa tecnologia ha appena smesso di essere una novità. I dispositivi che la rendono possibile sono stati semplificati e sono diventati più accessibili ed economici, quindi ora è il momento di iniziare a usarla. Un dispositivo per la realtà virtuale parte da 100$ (per le versioni più semplici) ed il prezzo aumenta in base alle funzioni extra presenti nei modelli più complessi. Qua puoi trovare un’analisi comparativa dei migliori dispositivi per la realtà virtuale per il 2019. Incorpora la realtà virtuale nei tuoi eventi creando delle esperienze immersive per i tuoi ospiti. Trasportali in un mondo di sensazioni. Ecco alcune idee:

simulatori di test drive: puoi utilizzarli per delle attivazioni di brand per gli sponsor (quando lo sponsor è un brand di automobili, moto o anche scooter)
passeggiate e camminate virtuali: diciamo per esempio che stai organizzando una fiera immobiliare. Puoi fare dei tour virtuali ai tuoi visitatori, che sia in un appartamento, un palazzo d’uffici o un quartiere intero, funzionerà alla grande, molto meglio che mostrargli semplicemente dei progetti di costruzione. Oppure, stai organizzando una fiera di turismo e vuoi che i visitatori provino le bellezze di una determinata regione, di un resort o di un albergo: una passeggiata o un’escursione virtuale sarebbero un modo fantastico di realizzare ciò!
montagne russe ed altre attrazioni specifiche ad un parco giochi: è una buona idea se stai organizzando un festival o anche per un mercato: puoi installare delle postazioni di realtà virtuale tra gli stand dei venditori e far godere agli invitati dell’esperienza di un montagne russe senza dover installare il montagne russe.
un’incursione virtuale nello studio di un artista, nella bottega di un artigiano o in una fabbrica, per mostrare come vengono creati un’opera d’arte o un prodotto
un’esperienza virtuale di una sfilata di moda, seduti in prima fila
qualsiasi esperienza di utilizzo di un prodotto, servizio o brand

L’intelligenza artificiale

I chatbot sono l’esperienza più comune di questa tecnologia, e non sono nemmeno più così nuovi. Quello che cambierà invece, è il fatto che i chatbot diventeranno più come degli assistenti virtuali, e potrai impostarli per dare delle risposte personalizzate in base al profilo del singolo partecipante all’evento. Utilizzali per gli eventi di grandi dimensioni come le fiere di settore ed i convegni per guidare gli invitati durante l’evento, dagli aggiornamenti sul programma, fino alle indicazioni su come raggiungere le varie aree della location.

Un chatbot personalizzato può anche mandare delle notifiche nel caso in cui una determinata parte dell’evento viene cancellata o posticipata, così come dei promemoria su una parte dell’evento che sta per iniziare tra poco. Ultimo, ma non meno importante, oggigiorno esistono già dei chatbot con delle funzioni da agenda, che possono assistere l’invitato nell’organizzare i suoi appuntamenti e le sessioni di networking durante l’evento.

2019 sarà l’anno in cui incorporare i chatbot nei tuoi eventi dovrebbe diventare una priorità, perché man mano che la tecnologia evolve, i costi per adottarla diminuiranno, e potrai automatizzare quasi del tutto la parte servizio clienti del tuo evento. In questo modo, nel lungo andare, potrai ridurre anche i costi con il personale, perché avrai bisogno di meno persone per assistere gli ospiti dal vivo.

2. I contenuti video saranno al potere

Abbiamo scelto di trattare il video come trend a se stante. Questo, per sottolineare la sua importanza in tutte le sfaccettature dell’organizzazione, della promozione e della gestione degli eventi. Nel 2018 abbiamo visto un boom nell’utilizzo dei contenuti video per gli eventi e questo vuol dire che l’anno prossimo sarà obbligatorio incorporarli.

Quando si tratta dell’organizzazione dell’evento: sempre più location offriranno dei tour video nel processo di scouting e prima della prenotazione, quindi gli organizzatori di eventi, nella maggior parte dei casi, non dovranno più spostarsi o viaggiare per vedere la location di persona prima di stabilire l’accordo.

I contenuti video sono cruciali anche nella promozione degli eventi, per due motivi:

tutte le piattaforme social favoriscono i post video quando si tratta di visibilità organica
gli eventi sono delle entità in movimento, quindi l’emozione ed il sentimento di anticipazione per il fato di partecipare ad un evento e per vivere una certa esperienza vengono espresse al meglio tramite il video

Come usare i contenuti video nella promozione degli eventi

crea un trailer avvincente per l’evento e pubblicalo in una campagna di annunci e nei post sulle varie piattaforme (YouTube, Facebook, Instagram, etc.) e sul sito dell’evento. Se hai creato il sito dell’evento su Metooo, puoi incorporare il video da YouTube. Idealmente il trailer conterrebbe del girato della scorsa edizione. Se il tuo evento è alla prima edizione, hai comunque delle alternative: includere del girato che mostra la location, gli artisti che si esibiscono in altre occasioni, gli speaker in azione, grafiche in movimento etc.
filma il processo organizzativo e condividi costantemente dei post video sui canali social dell’evento. Il tutto può essere strutturato come un vlog, i partecipanti ed i potenziali partecipanti verranno coinvolti e portati dietro le quinte, creando anticipazione per l’evento che si avvicina. Puoi includere una varietà di temi nel vlog: l’organizzatore che parla delle sfide che sta affrontando; la ricerca della location, mostrando i viaggi, le visite alle varie location e quella scelta; una sessione di discussioni e brainstorming all’interno del team organizzativo; l’installazione dell’attrezzatura nella location (palco, audio, luci, decorazioni etc.)
ingaggia dei videomakers che filmeranno ogni momento-chiave dell’evento (il contenuto sarà utilizzato per promuovere la prossima edizione, ed anche per la reportistica)
assicurati che i contenuti includono: l’evento nel suo insieme; ogni singola attività nel programma; dietro le quinte durante l’installazione, durante l’evento stesso, e dopo che le luci si sono spente; testimonial degli invitati; interviste con gli speaker e con gli artisti; interviste con le celebrities e con gli influencers.

3. Il mondo sarà portato più vicino con la partecipazione a distanza

Il live streaming tramite i social

Con l’avvento del live streaming tramite i principali social (Facebook, Instagram, Youtube) è già molto facile far partecipare il mondo intero al tuo evento. Quindi il live streaming sarà decisamente un’opportunità da non perdere. Qualsiasi tipo di evento è adatto e potrebbe trarre dei benefici dal live streaming. Durante l’evento, vari momenti-chiave possono essere d’interesse per il live streaming: la il momento artistico principale, le sessioni con gli speaker, le presentazioni, quello che succede dietro le quindi, le sessioni di domande e risposte e le interviste con gli speaker o con gli artisti, ecc.

Il bello del live streaming sui social è che tutte le piattaforme permettono la pubblicazione di commenti in tempo reale. Questa è un’opportunità perfetta per estendere le sessioni di domande e risposte oltre i muri della sala conferenze. Vuol dire che le persone da ogni parte del mondo possono fare domande agli speaker ed avere delle risposte immediate.

Il live streaming sarà anche uno strumento indispensabile per il marketing degli sponsor e per aumentare la visibilità dei brand degli sponsor: se i tuoi sponsor portano delle attivazioni interessanti all’evento (giochi, concorsi, installazioni d’arte interattive) puoi trasmettere anche queste in live streaming.

Il live streaming e la realtà virtuale

Con il live streaming si può fare ancora di più. Per esempio, i dispositivi per la realtà virtuale possono essere messi a disposizione per gli ospiti VIP che si connettono da remoto e che quindi possono partecipare all’evento senza essere fisicamente presenti. Vari tipi di eventi come i seminari, i convegni, i congressi e le conferenze sono adatti a questo tipo di partecipazione. Un biglietto a parte può essere creato per per questo genere di esperienza e le vendite totali dell’evento possono trarne beneficio.

L’altro lato della moneta è che i partecipanti che si trovano in una sala conferenze possono essere “trasportati” tramite la realtà virtuale da un’altra parte del mondo. Una presentazione virtuale aggiungerebbe valore ai contenuti informazionali/educativi che vengono comunicati durante l’evento.

Ultimo ma non meno importante, non solo gli invitati possono partecipare da remoto ad un evento, ma anche gli speaker! Vuoi avere una nota personalità come speaker al tuo evento ma il budget o il suo calendario di impegni non ti permettono di portarlo fisicamente alla location? Puoi organizzare una sessione da remoto in cui lo speaker può fare la presentazione tramite una videochiamata, e, allo stesso tempo, puoi trasmettere il tutto tramite live streaming!

4. Business oppure tempo libero? Meglio se tutte e due!

Ci siamo abituati a dividere gli eventi in due categorie. La prima categoria racchiude tutti quegli eventi che hanno a che fare con il business, con il lavoro e con l’educazione. Quelli “seri”: le conferenze, i congressi, i seminari, gli workshop, i corsi di formazione. Poi, la seconda categoria contiene tutto quello che ha a che fare con il divertimento e con il tempo libero. Qua includiamo i festival, i concerti, le feste, i ritiri, gli spettacoli teatrali, le mostre, gli eventi sportivi.

Nella prima categoria, i partecipanti sono abituati a concentrarsi a lungo sui contenuti informazionali/educazionali che vengono forniti. E quando diciamo “a lungo” intendiamo da qualche ora a qualche giornata. L’atmosfera durante un tale evento è generalmente più fredda, più professionale. Ma la grande notizia è che nel 2019 le cose non devono essere per forza messe così.

Nel 2018, gli eventi nella prima categoria hanno iniziato a includere sempre più elementi di intrattenimento e tempo libero. La tendenza sarà in aumento nel 2019. Visto che i professionisti di tutti i settori hanno già partecipato ad innumerevoli eventi, esiste un bisogno di meno “stanchezza da conferenza” e più assorbimento di contenuti di valore in un ambiente rilassato.

Come utilizzare la tendenza bleisure (business + leisure)

Nel 2019, rendi i tuoi eventi professionali ed educazionali più piacevoli riducendo il numero di speaker, di presentazioni e discussioni e aggiungendo più elementi di relax nel programma.

Utilizza le location non-convenzionali per eventi il più possibile. Può essere una cosa semplice come organizzare la conferenza in un hotel provvisto di piscina, e programmare delle sessioni di dibattito con dei cocktail a bordo piscina. I tuoi partecipanti sicuramente lo apprezzeranno. Puoi trovare qua delle idee di location non-convenzionali.

Un altro modo in cui puoi sfruttare la tendenza bleisure è di organizzare l’evento in una città che ha delle attrazioni turistiche. Dai alle persone più di un motivo di partecipare all’evento, oltre all’evento stesso. Puoi includere dei tour guidati proprio nel programma dell’evento e concentrare le attività intensive in delle mezze giornate, lasciando il resto della giornata per le attività rilassanti. Per esempio: 3 seminari/sessioni di discussione in mattinata, poi una pausa pranzo (magari in un ristorante locale per entrare meglio nell’atmosfera della città), poi una visita ad un obiettivo turistico o una sessione di shopping.

5. L’evento di successo è quello che racconta una storia

Siamo in un punto nella storia in cui il mondo è saturo di eventi. La scelta è incredibilmente vasta per ogni singolo tipo di evento, professionale o d’intrattenimento, in qualsiasi giorno della settimana, in qualsiasi stagione, location, e per ogni budget. In mezzo a tutto questo rumore, vogliamo vivere delle esperienze immersive, ricche di significati, che siano diverse dalla vita di tutti i giorni e che ci trasportino in un mondo in cui possiamo pienamente dedicare la nostra attenzione a ciò che viene comunicato (informazione, contenuti educazionali, intrattenimento). Vogliamo che gli eventi ai quali partecipiamo siano in linea con i nostri desideri e con i nostri valori.

Come creare eventi che raccontano storie

scegli un tema molto ben definito e assicurati che tutti gli elementi dell’evento (location, decorazioni, catering, speaker, artisti) sono in linea con il tema. Se l’evento fa parte della categoria dell’intrattenimento, come una festa o una cena di gala, un dress code renderà le persone più coinvolte, e creerà un’atmosfera che completerà la storia.
includi delle esperienze immersive come la realtà virtuale o la realtà aumentata
dividi l’evento in delle attività puntuali e crea vari tipi di biglietti che rispondono a dei bisogni specifici (solo seminari, solo serate, biglietti per il backstage per incontrare gli artisti, etc.). Se usi Metooo come la tua piattaforma di gestione eventi, puoi creare vari tipi di biglietti, con dei prezzi diversi, per lo stesso evento, e dare la possibilità agli invitati di scegliere il tipo di esperienza che preferiscono

6. La diversità diventerà il nuovo standard

La diversità è una realtà del nostro mondo già da tempo, però negli ambienti professionali ci è voluta un’eternità per prenderla in considerazione. Come società abbiamo iniziato ad accogliere la diversità in tutti gli aspetti della vita di tutti i giorni. Le voci delle persone che in qualche modo non sottoscrivono all’idea di uno standard si fanno sentire sempre di più. Un evento di successo nel 2019 sarà quello che risponderà a diversi gusti, preferenze, razze, ed orientamenti.

Come puoi incorporare la diversità nei tuoi eventi:

assicurati che includi degli speaker di più nazionalità e razze se ne hai l’opportunità
includi le donne come speaker agli eventi professionali/educazionali
il tuo evento include delle presentazioni, tavole rotonde, discorsi, lezioni? Assicurati che i mobili che hai scelto (tavoli, sedie) sono adatti ad essere usati comodamente anche dalle donne. Non c’è niente di più frustrante per uno speaker donna, che dover preoccuparsi costantemente “oddio, la mia gonna si sta alzando mentre sto seduta su questa sedia, e tutta la sala può vederlo!”
considera i gusti e le esigenze alimentari quando organizzi il catering: dei piatti e delle opzioni di menù per le intolleranze, (senza glutine, senza lattosio), dei piatti vegetariani, vegani, kosher
indifferentemente dal tipo di evento che stai organizzando, assicurati che la location è ben dotata con gli attrezzi che facilitano il movimento e l’accesso dei disabili (ingressi, scale, ascensori, bagni)
la diversità stessa può essere fonte d’ispirazione e può fare da tema per il tuo evento, il che non è una novità assoluta. 2019 sarà l’anno per creare interi eventi di nicchia rivolti specialmente a certe categorie. Questo può significare: conferenze per le donne, eventi culturali per certi gruppi etnici, eventi LGBTQ ecc.

7. L’importanza degli eventi co-creati aumenterà

La ragione di esistere di un evento, come di ogni prodotto o servizio, è di soddisfare un bisogno. Da organizzatori professionisti di eventi, pensiamo di sapere quali sono i bisogni dei nostri invitati, però possiamo portare il concetto ancora più lontano. La flessibilità e l’adattabilità sono parole chiave per il 2019. Quindi, come possiamo essere sicuri di dare ai nostri invitati esattamente quello di cui hanno bisogno?

Fortunatamente la tecnologia risponde all’appello ancora una volta, ed ora possiamo infatti co-creare gli eventi con i nostri potenziali invitati. La comunicazione online ci permette di parlare con il nostro pubblico ancora prima che l’evento sia completamente definito. Anticipiamo un crescente utilizzo degli survey per consultare il nostro pubblico su tutto, dall’identificazione dei temi di discussione per una conferenza o un seminario, fino alla scelta degli speaker o dei menu. Se usi una piattaforma di event management online come Metooo, puoi amministrare un questionario su queste scelte già dalla fase d’acquisto del biglietto.

L’User generated content

I contenuti generati dagli utenti sono un altro modo di co-creare un evento con i tuoi invitati. Assicurati di aver permesso ed incoraggiato che scattino delle foto e che facciano delle riprese video che poi condivideranno sui social. Ricordati anche di Facebook live ed Instagram Stories. Il risultato finale di un evento si vede non solo come una consequenza degli sforzi organizzativi del planner ma anche come immagine riflessa negli occhi dei partecipanti. Un’altra cosa che puoi fare è incoraggiare gli invitati a pubblicare dei post (immagini e testo) sul sito dell’evento (cosa che, su Metooo, può essere fatta tramite la funzione Storytelling). Così le loro reazioni rimarranno pubbliche, tutte nello stesso posto, e funzioneranno come strumento di promozione per le prossime edizioni dell’evento.

Per stimolare la creazione di contenuti da parte degli invitati all’evento e per assicurarti che questi contenuti circoleranno online anche dopo che l’evento è finito, puoi organizzare dei concorsi per gli invitati. Condiziona l’iscrizione al concorso dalla condivisione sui loro social (e sulle pagine dell’evento) di foto e video che hanno realizzato durante l’evento. Poi scegli i vincitori per le categorie “migliore foto” e “miglior video” ed assegna dei premi dopo un certo numero di giorni.

8. Gli eventi sostenibili diventeranno la norma

La società sta diventando sempre più consapevole dei problemi dell’ambiente. Il bisogno di sostenibilità aumenterà in tutti i campi legati al consumo di prodotti e servizi. Questo vuol dire che, come consumatori, siamo sempre più attenti all’impatto che il nostro stile di vita ha sull’ambiente. Gli eventi sostenibili diventeranno la norma, e per un buon motivo. Ecco come incorporare questo concetto nei tuoi eventi:

elimina la carta: stampa meno materiali possibili. Manda gli inviti via email (su Metooo puoi creare un bellissimo invito e mandarlo nel giro di pochi minuti ad una lista intera); scegli i biglietti digitali. Le piattaforme di ‘gestione eventi permettono ora di fare il check-in degli invitati semplicemente scannerizzando un QR code anche solo su uno smartphone, invece del biglietto stampato; utilizza dei press kit digitali mandati via email, invece delle solite cartelle stampate
riduci lo spreco di alimenti stimando accuratamente le quantità ed effettuando gli ordini finali il più vicino possibile alla data dell’evento
se ci sono delle rimanenze di cibo, hai a disposizione due alternative: o di donarlo alla mensa di un centro d’aiuto sociale, o, se non sono più idonee al consumo, di compostarli
riduci o elimina l’uso dei piatti, delle posate e delle cannucce di plastica
utilizza dei mezzi di trasporto ecologici, come per esempio gli automobili elettrici, per i tuoi invitati e per gli speakers
fai la raccolta dei rifiuti durante e dopo l’evento in tale modo che essi possano essere riciclati

9. La sicurezza agli eventi sarà rinforzata

Gli eventi sono, per definizione, delle aggregazioni di un numero più o meno grande di persone. La sicurezza sarà un aspetto importante e sensibile, più che mai. Ci sono vari modi in cui puoi aumentare la sicurezza ai tuoi eventi:

la cyber security: assicurati che i pagamenti sono fatti in un ambiente sicuro. Scegli una piattaforma di ticketing con una storia comprovata di transazioni sicure. Fai estrema attenzione alla raccolta dei dati e assicurati di rispettare le normative in materia, come la GDPR. Non usare mai i dati personali degli invitati al tuo evento per altri scopi oltre a quelli per i quali sono stati d’accordo di fornirteli.
la sicurezza fisica: metti a disposizione un numero sufficiente di personale di sicurezza all’ingresso e all’interno della location. Indifferentemente dalla grandezza dell’evento, gli addetti alla sicurezza devono essere accuratamente istruiti per quanto riguarda il layout della location, le uscite di emergenza e le procedure di emergenza.
tecnologie di sicurezza e controllo all’ingresso. Per gli eventi di grandi dimensioni e per gli eventi che includono degli oggetti di valore come le opere d’arte, assicurati di avere delle tecnologie di sicurezza di ultima generazione all’ingresso. A seconda del caso, potrebbe esserci bisogno di scannerizzare sia le persone che le borse. Stabilisci e comunica agli invitati delle regole molto chiare su cos’è permesso e cosa non è permesso di portare all’evento.
assistenza medica: per gli eventi di grandi dimensioni, ingaggia del personale medico alla location. Per tutti gli eventi, assicurati di avere comunque a disposizione dei kit medici di emergenza
coordinati con le forze dell’ordine locali. Assicurati di avere tutti i permessi per l’evento (consumo di alcol e di alimenti, la presenza di grandi folle sul suolo pubblico, ecc.)
prepara un piano di gestione dei rischi per varie situazioni (incendio, interruzione della corrente elettrica, tempeste, attacchi terroristici)

10. L’aspetto degli eventi diventerà eclettico

La sfida è reale. Ogni anno ci chiediamo cosa possiamo fare per dare ai nostri eventi un aspetto diverso, sempre nuovo ed interessante. Se possibile, sempre più fotografabile e, recentemente, sempre più “instagrammabile”. La parola chiave per l’aspetto stilistico degli eventi e delle decorazioni nel 2019 è “eclettico”. Ecco come incorporare questa tendenza nei tuoi eventi:

segnaletica personalizzata in neon (considera di posizionarla all’ingresso della location, dietro ad un bar, oppure vicino alla pista da ballo)
colori, tanti colori: per i vasi, i portacandele, i candelabri, i tovaglioli, e gli attrezzi da bar
foglie: mettere più accento sulle foglie che sui fiori darà un look organico, più naturale, senza togliere la sensazione di lusso (e ad un costo più contenuto)
lampadari imponenti ed installazioni luminose spettacolari
alberi vivi per le location con i soffitti alti (il che è in linea anche con la tendenza sulla sostenibilità)

Queste sono le 10 tendenze negli eventi per il 2019 che riteniamo più importanti. Sappiamo che questa lista non è assolutamente esaustiva. Ma siamo convinti che funzionerà come linea guida e che ti ispirerà per il tuo prossimo evento di successo nel nuovo anno!