Chi organizza eventi può essere incredibilmente stressato per svariati motivi, tutti riconducibili alla necessità di occuparsi di più cose contemporaneamente e, soprattutto, alla consapevolezza che, per quanto ogni minimo dettaglio sia stato curato, c’è sempre la possibilità che qualcosa sfugga al nostro controllo. Quasi sicuramente a chiunque organizza eventi sarà capitato un imprevisto dell’ultimo momento, una di quelle cose che può addirittura far temere sul buon esito dell’evento stesso.
A confermare il forte livello di stress a cui sono sottoposti gli organizzatori di eventi è anche un’indagine condotta da CareerCast, il famoso sito di ricerca lavoro americano, che colloca l’organizzatore di eventi all’ottavo posto nella classifica delle 10 professioni più stressanti.
Se si considera poi che nella classifica lo precedono il vigile del fuoco, l’agente di polizia e il soldato, in pratica tutte professioni per le quali si rischia la vita, il dato sembra veramente preoccupante. Di sicuro ci fa riflettere.
Ma qual è il motivo per il quale organizzare eventi è così stressante? Com’è possibile che chi organizza eventi subisca la stessa pressione di un poliziotto che è costretto ad affrontare malviventi e criminali di ogni specie, e che addirittura rischia quotidianamente la propria vita?
Abbiamo provato a rispondere a questi interrogativi individuando 5 cause principali.
1. La trattativa.
Nella pianificazione di un evento, nel giro di un tempo breve (e sempre più breve) si stabilisce il “Cosa” (mission dell’evento), il “Dove” (la location coerente con la mission e con la capienza stimata del pubblico che partetiperà) e il “Quando” (date compatibili con i punti precedenti); il “Come” (il format) può richiedere giorni e giorni di trattativa infinita, scandita a suon di mail e telefonate e giri di boa. Una trentina di mail per approvare il menù, una decina per la forma e colore delle sedie, una quindicina per la personalizzazione della struttura che ospita l’evento e così via… Nel frattempo le liste degli invitati e dei relatori, nominate come “definitive”, ma tutt’altro che tali perché continuamente modificate e rinumerate, vanno e vengono come come palline del ping pong. E quando tutto sembra ormai definitivo, c’è sempre qualcosa che era sfuggito o che richiede un reset per sopravvenute esigenze.
2. Le attrezzature.
Le attrezzature improvvisamente si rompono, così, senza nessun preavviso né avvisaglia: il microfono controllato 5 minuti prima e perfettamente funzionante si spegne quando magari è il turno dell’ospite d’onore. La rete internet fa i capricci improvvisamente, l’impianto di aerazione smette di funzionare con la sala piena. Non c’è prudenza o controllo che tenga: succede. Bisogna prenderne atto e trovare una soluzione: riparazione-sostituzione-spiegazioni-scuse (mai panico-fuga!)
3. Le catastrofi naturali.
Il cattivo più temuto da chi organizza eventi è il tempo.
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Pioggia, vento, neve possono seriamente compromettere la riuscita di un evento ritardando o ostacolando l’arrivo dei partecipanti. Purtroppo tutte le previsioni meteo sono realmente attendibili non prima di 3 giorni dall’evento che in genere viene programmato molto prima. Più l’evento si avvicina, più l’organizzatore di eventi diventa tutt’uno con stazioni metereologiche, amuleti e scongiuri. E con ombrelli brandizzati, che magari riusciranno a trasformare una difficoltà in una opportunità.
4. Le persone.
Tutti quelli che svolgono un lavoro a contatto con le persone, e chi organizza eventi è tra questi, avranno imparato che ogni individuo è un universo a parte, fatto di umori, stati d’animo, ossessioni, preoccupazioni e ore di psicoanalisi. I più bravi sanno muoversi come equilibristi tra le altrui suscettibilità, ma a volte l’incidente diplomatico sfugge al controllo e , se il microcosmo è quello del cliente, da bravo equilibrista quale è, l’organizzatore degli eventi rischia di ritrovarsi gambe all’aria. Self-control obbligatorio, magari una seduta di Yoga nei giorni precedenti l’evento potrebbe esser d’aiuto.
5. L’ultimo minuto
Se c’è un minuto in cui tutto quello che è stato pianificato per mesi può cambiare, è l’ultimo.
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Cambiano le presentazioni, cambia il personale di riferimento, cambia il numero dei partecipanti. Addirittura, può dover cambiare la sede dell’evento, con il pubblico da informare, rassicurare, tenere “caldo” e gestire le inevitabili lamentele.
Non è facile e non è per tutti, gli organizzatori di eventi sono un po’ come dei super eroi 🙂
E voi? Quali sono le cose vi stressano di più?
