Quando si tratta di capire come organizzare un catering per il nostro evento, siamo messi davanti ad una serie di decisioni che possono, da un lato, portare l’evento ad un livello stellare, ma da un’altro lato, compromettere ogni possibilità di successo. Quando un evento include il catering, possiamo essere sicuri che, indifferentemente da quanto complessi ed impressionanti siano gli altri elementi dell’evento, quello che le persone si ricorderanno più a lungo sarà il cibo.
Per questo, abbiamo messo insieme questa guida che racchiude i principali passaggi nell’organizzare il catering, per assicurarti che i tuoi ospiti ne avranno un bellissimo ricordo.
Come organizzare un catering: il primo passo
Il primo fattore che determina le tue necessita di catering è il tipo di evento. Non tutti gli eventi hanno per forza bisogno di catering, e ci sono tanti tipi di catering quanti tipi di eventi. Ci sono degli eventi, come le conferenze, i seminari, gli workshop ed i corsi, in cui il catering ha un ruolo minore. Ce ne sono altri invece, come le cene di gala o le inaugurazioni di locali, in cui il catering è l’elemento centrale.
La seconda cosa da considerare è il programma dell’evento. I seminari, gli incontri, gli workshop ed i corsi di formazione normalmente non mettono a disposizione più di una mezz’ora per le pause caffè e 1 ora – 1 ora e mezzo per il pranzo. Mentre una cena di gala non durerà meno di 2 ore. Ciascuno di questi esempi include il catering in un modo strutturato, ed i momenti di rinfresco sono chiaramente marcati nel programma dell’evento. Da un’altro lato però, magari stai organizzando una fiera di settore che dura una giornata intera o più giornate intere. In questo caso ti devi assicurare che il catering funziona in modo continuo.
Scegliere il fornitore per il catering
La domanda che ci dobbiamo fare prima è: la location stessa fornisce anche il catering, o no? Se il tuo evento si svolge in un albergo, in un centro congressi o anche in un ristorante, la possibilità più evidente è che la location sia anche il fornitore del catering. Vuol dire che quando hai scelto la location lo hai fatto anche per il catering.
Se la tua location non offre servizi di catering, prima di scegliere un fornitore, assicurati che il tipo di location è adatto alla preparazione e alla consumazione degli alimenti, da punto di vista legale. E se si, informati sul tipo di permessi che devi ottenere dalle autorità per gli alimenti e per l’alcol.
Quindi, diciamo che devi scegliere un fornitore per il catering. Il modo migliore di farlo è di cercare delle aziende che sono specializzate ed hanno esperienza non solo negli eventi in generale, ma nel tipo di evento che stai organizzando. Scegli almeno tre candidati, analizza opizioni di menù e preventivi. Poi, programma delle degustazioni, e solo dopo, prendi una decisione. Un altro aspetto da considerare è se la stessa azienda fornirà i tavoli, le tovaglie, piatti e posate, ed il servizio. Altrimenti le dovrai procurare separatamente.
Decidere il menù
Quando organizzi il catering per il tuo evento, i fattori principali che determineranno il menù sarano:
- il tipo, il tema, ed il programma dell’evento
- le preferenze alimentari e le restrizioni alimentari dei tuoi ospiti
- il budget
- la regione e la stagione
Il tipo ed il programma dell’evento determineranno se ci sarà un buffet oppure si mangerà seduti. Il tema dell’evento determinerà i piatti stessi. Le preferenze e le restrizioni alimentari dei tuoi ospiti sono fondamentali. Devi fare tutto il possibile per conoscerle in anticipo. Prima di tutto, assicurati che il fornitore del catering può mettere a disposizione delle opzioni di menù vegetariane/vegane, e delle opzioni per i celiachi e gli intolleranti al lattosio.
La prossima cosa da fare è chiedere queste informazioni agli ospiti stessi. Il miglior modo di farlo è di chiedere le preferenze e le restrizioni alimentari al momento dell’acquisto del biglietto. Se la pagina web e la vendita dei biglietti per il tuo evento sono ospitate su una piattaforma online di gestione eventi, questo è fattibile. E se scegli Metooo come piattaforma, con la nostra funzione questionari puoi fare queste domande agli ospiti. Puoi presentare le opzioni per il menu o per le restrizioni alimentari proprio all’interno del modulo di acquisto del biglietto, e rendere la compilazione un passo obbligatorio, così sarai sicuro di avere tutti i dati necessari. Poi, più vicino alla data dell’evento, una volta che hai venduto la maggior parte dei biglietti, puoi comunicare al fornitore del catering le quantità stimate per ogni opzione.
Definire il budget
Il budget dell’evento è un altro aspetto fondamentale. Puoi ottimizzare i costi scegliendo un tipo di menù che include prodotti freshi di stagione e specifici della regione, e calcolando attentamente le quantità per evitare gli sprecchi. Un elemento che spesso manda i costi fuori controllo è l’open bar. Quello che puoi fare è limitare il numero di bevande incluse nel biglietto o nell’invito, e far pagare agli ospiti i consumi oltre a questo numero.
Per assicurarti che nessun costo passa inosservato, usa un modello di calcolo per il budget dell’evento, come quello che abbiamo creato e che puoi scaricare gratis qua. Annota ogni costo legato al catering nell’apposita sezione.
La logistica del catering
In base al tipo di evento, al numero di invitati e al tipo di pasto (buffet o seduto), determinerai il necessario da punto di vista logistico: la necessità di personale di servizio (camerieri, baristi), il numero ed il tipo di tavoli e sedie, il tovagliato, le decorazioni, piatti e posate.
Fatto questo, dovrai elaborare una planimetria dei tavoli, che definirà il modo in cui l’area catering è integrata nell’insieme della location. La cosa da tenere in mente è di facilitare il traffico degli invitati. Per esempio, evita di piazzare i buffet o il bar vicino all’ingresso della location. Le file d’attesa per il cibo e le bevande potrebbero ostacolare l’ingresso e l’uscita degli ospiti nella e dalla location.
Non dimenticarti di includere le tempistiche per la preparazione e per la pulizia della zona catering nel programma generale dell’evento, e di allocare abbastanza tempo per entrambe le operazioni. I preparativi possono diventare un aspetto sensibile se il catering è fornito da un’azienda esterna alla location. Quindi assicurati che la location può mettere a disposizione una “stanza dietro” per depositare gli alimenti e per preparare i piatti. Assicurati anche che la location può mettere a disposizione delle fonti di corrente e d’acqua in zone accessibili in una posizione chiave rispetto alla preparazione dei piatti.
Integra il catering nel marketing del tuo evento
Se il cibo è una parte centrale del tuo evento, assicurati che lo comunichi al mondo come si deve, da far venire l’acquolina! Integra delle foto dei piatti più spettacolari del tuo menù nei materiali visivi della comunicazione, e assicurati che hai comunicato l’intero menù sulla pagina web dell’evento. Se scegli Metooo come la tua piattaforma eventi, puoi trasformare la pagina del tuo evento in una tentazione per i tuoi ospiti, personalizzandola con foto e testi dettagliati.
Un’altra cosa che puoi fare è creare varie opzioni di prezzi per l’evento, offrendo varie opzioni di menù, per soddisfare i gusti di più categorie di pubblico. Questa sarebbe un’ottima idea per una cena di gala, per esempio. Sulla nostra piattaforma lo puoi fare semplicemente creando vari tipi di biglietti per lo stesso evento, ed ogni tipo di biglietto sarà un tipo di menù.
C’è tanto altro da dire sul tema di come organizzare un catering per un evento di successo. Ti potresti fare ulteriori domande in base al tuo tipo di evento. Ma utilizzando gli elementi sopra menzionati come linee guida, avrai una base solida sulla quale sviluppare il tuo piano d’azione. Così ti assicurerai che nessun dettaglio ti sfuggirà, indifferentemente da quanto è complesso il tuo evento.
