L’organizzazione di un evento di business rappresenta una delle più importanti occasioni per un’azienda che desideri incrementare la propria immagine, un evento business infatti è in grado di coinvolgere un pubblico sempre più variegato e numeroso. Lo scopo che intende raggiungere un evento di business è quello di implementare il giro di affari, afferente al comparto merceologico o al settore dei servizi in cui si opera. Il risultato che si intende raggiungere al termine di un evento di business è quello di far conoscere il proprio progetto, soddisfacendo al meglio le esigenze del proprio target di riferimento. Il successo di un evento di business dipende dalle competenze sia in ambito organizzativo che di marketing dello staff.
Il processo di organizzazione di un evento di business di successo si compone di 4 fasi:
1. Progettazione: In questa fase sarà importante chiarire gli scopi dell’iniziativa, il target interessato, il tempo necessario, il periodo in cui realizzare l’evento, la scelta della location ed il tema da trattare. Questa fase serve a rendere unico l’evento di business, perché diventi di successo;
2. Sviluppo dell’idea: In questo secondo step, si procede con la valutazione di tutti i servizi necessari e della concreta realizzabilità dell’evento, dal punto di vista economico e pratico, attraverso consulenze con figure specializzate nei settori tecnici e commerciali;
3. Programmazione dell’evento: è giunto il momento di entrare nel vivo dell’organizzazione dell’evento di business, predisponendo il piano marketing, la scaletta delle attività, coordinando la fase organizzativa con quella tecnica. Dunque, si penserà a come posizionare l’evento, organizzare la distribuzione dei biglietti (consulta la nostra guida: come invitare i partecipanti ad un evento), la partecipazione dei media e le strategie di marketing. Questa fase prevede il supporto di un project manager, che guidi il team operativo e gestisca la comunicazione interna tra le diverse figure. Gli aspetti da curare maggiormente in questa fase, se si vuole organizzare un evento di business di successo sono: relazioni con le istituzioni e sponsor, aspetti legali, controllo sulla sicurezza, logistica, aspetti tecnici e attività accessorie;
4. Bilancio dell’evento: al termine dell’evento di business sarà necessario effettuare un bilancio, per valutare la riuscita della manifestazione, in relazione ai dati quantitativi e qualitativi a disposizione. In questa fase sarà importante verificare il corretto conseguimento degli obiettivi professionali programmati, l’analisi della soddisfazione dei clienti interventi e la brand awarness ottenuta. Questa valutazione finale servirà per rendersi conto della buona riuscita dell’evento di business e mettere le basi per l’organizzazione futura di altri appuntamenti di questo tipo.
