Il mondo è paralizzato dalla pandemia del Coronavirus, ma le tecnologie riescono a superare ogni difficoltà. Scuole, università e aziende, infatti, continuano ad essere operative mediante le piattaforme che consentono di svolgere gli eventi in streaming, così da sopperire all’impossibilità di essere fisicamente presenti agli appuntamenti. Anche eventi come le conferenze possono superare le barriere della materialità e della presenza fisica facendo ricorso all’uso di app e tool per videoconferenze online. E’ importante, soprattutto in questo momento, capire come organizzare una conferenza a distanza.
Come organizzare una conferenza a distanza: virtualizziamo i nostri eventi!
Le videoconferenze online o webconference sono funzionali (scopri come organizzare una conferenza con Metooo) , pratiche e dirette. Organizzare una conferenza a distanza consente di tagliare tempo e soldi su spostamenti e viaggi, perché diventa possibile contattare, seppur virtualmente un numero elevato di persone, senza la necessità di spostarsi dall’ufficio o dal luogo di lavoro. Molti potrebbero nutrire pregiudizi nei confronti della tecnologia, poiché timorosi dei problemi tecnici che potrebbero creare o perché pensano che un evento virtuale possa apparire posticcio o, comunque, finto. Ma, se si apprende bene come organizzare una conferenza a distanza, si scoprirà che non è così. Esistono diversi programmi per videoconferenze di gruppo e strumenti pensati per il meeting online, gratis o a pagamento, a seconda delle esigenze. A prescindere dalla realtà professionale in cui si vive e dalle sue dimensioni, il segreto per una buona organizzazione di una conferenza a distanza è scegliere la soluzione adatta alle proprie necessità.
Piattaforme per fare videoconferenze
Il primo metodo a cui si può ricorrere per organizzare una videoconferenza online è usare piattaforme in cloud. Queste piattaforme operano direttamente su internet. Il vantaggio delle webconference in cloud è poter usufruire di programmi e funzionalità senza fare il download di particolari programmi. Se si ha la necessità di organizzare una videoconferenza online, ma con un numero elevato di partecipanti si può fare ricorso a software che permettono videocall con più di due o tre persone oppure programmi ed applicazioni che offrono servizi di videoconferenze con numero illimitato di partecipanti. Queste ultime permettono di usufruire di parecchie funzionalità avanzate, come la condivisione dello schermo e l’invio di videomessaggi ai contatti, poiché agevola l’interattività in tempo reale tra il relatore della conferenza e i partecipanti. Infine, con l’uso di un programma di che permette la compartecipazione di una lavagna condivisa, il gruppo di lavoro può operare al meglio ed in sincronia. Una volta approntata la tecnologia da usare, scelto l’argomento da affrontare e stabilito il budget di cui si dispone, la webconference può avere inizio.
