Quando si tratta di come organizzare una fiera di successo, quello che fa la differenza tra questo tipo di evento ed altri di dimensioni e complessità paragonabili è il fatto che dobbiamo soddisfare due tipi di pubblico. Come event planner, questo vuol dire che i nostri sforzi saranno a due lati: da un lato abbiamo gli espositori. Dobbiamo attrarre quelli giusti, vendere gli spazi espositivi, e assicurarci che anche loro trarranno il massimo beneficio possibile dalla loro partecipazione alla fiera. Dall’altro lato, c’è il grande pubblico. Quindi, da dove iniziare in questa complessa missione, e come trovare equilibrio e coordinazione quando ci sono tanti aspetti in gioco?
Ecco una serie di passaggi che abbiamo identificato e che possono servirti come linee guida nell’organizzare una fiera di successo.
Come organizzare una fiera di successo: i passaggi
Per iniziare
- Calcola bene le tempistiche. Come nel caso di ogni grande evento, la tempistica è il punto di partenza del processo di pianificazione. Considera che devi iniziare a organizzare la fiera un anno prima.
- Metti insieme una squadra. Idealmente ci saranno delle persone distinte che si occuperanno di queste funzioni di base: project manager/event planner principale, un assistente event planner, marketing manager, e sales manager. Esternalizza il più possibile le altre funzioni come per esempio grafica, web design (oppure, potresti usare Metooo come piattaforma per il tuo evento, e non avresti nemmeno bisogno di web design, perché avresti un website integrato dell’evento, facile da creare, includendo anche un sistema di vendita di biglietti e di fatturazione).
- Scegli una location. A parte le dimensioni e la disposizione degli spazi, che devono includere spazi per gli espositori, per il catering, per la reception, e spazi lounge, un aspetto importante che devi considerare è che il tipo di location deve essere adatto all’industria nella quale è collocata la nostra fiera. Sicuramente, i centri esposizionali ed i centri congressi sono addatti per la maggior parte delle industrie, però considera anche altre opzioni: una villa o un albergo con una grande sala da ballo e/o sale di ricevimento per una fiera per matrimoni o una vecchia fabbrica ricondizionata, per una fiera di design.
- Costruisci il budget. Puoi usare il nostro modello di budget per rendere questo passo più facile. In base al budget, elabora i prezzi degli spazi espositivi ed i prezzi dei biglietti d’ingresso.
In corso d’opera
- Trova un partner/sponsor principale della fiera. Se la location è collegata all’industria in cui è collocato il tuo evento, lo sponsor principale può essere la location stessa, e puoi trattare una riduzione del costo dell’affitto, oppure addirittura una gratuità.
- Metti in piedi le campagne di marketing. Avrai due strategie separate: una per attrarre degli espositori, e una per il grande pubblico. Quindi nel primo caso si tratta di business to business marketing, e nel secondo caso, di business to consumer. Per pubblicizzare la fiera verso potenziali espositori, potresti iniziare dalle telefonate “a freddo” ed email marketing. Inoltre, usa i social media (Facebook, LinkedIn e Twitter sono le tue scelte immediate). Google ads e display su siti specializzati dell’industria, riviste di settore etc. sono altre opzioni valide. Per pubblicizzare la fiera verso il grande pubblico, concentrati su riviste di settore, social media (le piattaforme sopra menzionate, però includi anche Instagram e Pinterest soprattutto quando si tratta di settori con una importante componente visuale come il design, i matrimoni, la moda) ed unisci le forze con gli espositori. Gli espositori stessi hanno una forte motivazione per portare il massimo possibile di partecipanti, quindi assicurati che promuoveranno anche loro la fiera sulle loro piattaforme e verso la loro base di clienti.
- Pianifica, prenota e organizza la logistica. (per es. gli elementi degli spazi espositivi come l’illuminazione e le prese di corrente, le planimetrie, l’area reception) il catering (se la location non lo prevede) e l’intrattenimento (uno o due cocktail party, anche un piccolo spettacolo musicale, sono dettagli che fanno la differenza).
- Produci i materiali di marketing in loco (volantini, brochure, cataloghi, regali/gadget, cartelle stampa).
Il passo finale
- Preparati per dare il benvenuto agli ospiti. E se usi Metooo come piattaforma per l’evento, questo passaggio non è mai stato così facile! Hai tutti gli strumenti per la vendita dei biglietti in un solo posto. Per ciò, quando l’ora dell’apertura arriva, puoi facilmente fare il check-in agli invitati usando Metooo Event Plan, la nostra app di event management. Essa ti permette di velocizzare l’ingresso, perché per ogni ospite devi solamente scanerizzare il QR code del biglietto (oppure farti dire il suo nome). Inoltre, non ti dovrai preoccupare nemmeno per i badge. Se scegli la versione PRO, potrai creare i badge direttamente nella piattaforma, con elementi di grafica personalizzabili, e poi stamparli per ciascun invitato.
Questi sono stati i nostri consigli, e speriamo che ti saranno utili per organizzare impeccabilmente la prossima fiera.
