Arriva un momento nella carriera di un event planner quando si deve affrontare la domanda: come organizzare uno spettacolo teatrale? La professione dell’organizzatore di eventi e quella del produttore teatrale sono diversi, ma come event planner, ci potrebbero essere diversi motivi per aggiungere uno spettacolo teatrale al proprio portfolio di eventi: magari si vuole includere lo spettacolo in un evento più grande come per esempio un festival, oppure magari hai scoperto una compagnia teatrale indipendente con uno spettacolo mozzafiato e lo vuoi portare in scena e creare una serie di eventi attorno ad esso.
Mettere in scena uno spettacolo teatrale è un’operazione complessa ma abbiamo identificato una serie di linee guida che ti aiuteranno a navigare in questo processo.
Organizzare uno spettacolo teatrale: cosa fare prima di tutto
Data e team
- Scegli con cura la data. Più è complessa la produzione, con più anticipo dovrai iniziare a pianificare. Sei mesi è un intervallo di tempo ragionevole per degli spettacoli semplici, e considera fino a un anno di anticipo per gli spettacoli complessi, con diversi attori, costumi elaborati e scenografia complicata.
- Metti insieme un team ben strutturato. Nell’organizzazione di eventi, un team standard includerebbe un project manager (che saresti tu), un marketing panager, e qualcuno che si deve occupare di tutti gli aspetti tecnici. Nella produzione teatrale invece, ci sono molti più ruoli: il produttore (in questo caso, tu) ed il regista sono i ruoli chiave. Se hai solo l’idea di uno spettacolo, dovrai ingaggiare un regista, mentre se lavori con una compagnia teatrale, con uno spettacolo già elaborato, il regista sarà già parte della compagnia. Gli attori sono l’altro elemento principale. Inoltre dovrai avere: una persona che gestisce l’audio (sound manager), una persona che gestisce le luci (lights manager), uno scenografo, un costumista (nel caso delle produzioni di grandi dimensioni, questi ultimi tre avranno ciascuno un intero team), make-up/hair artist, personale amministrativo, e, ovviamente, qualcuno per il marketing e le vendite.
Location
- Scegli e prenota la location. Supponendo che la tua produzione non è già parte del calendario di un teatro, l’opzione che viene in mente per prima è affittare la sala di un teatro per le tue date specifiche. Idealmente, potrai affittare la sala anche per le prove, almeno per alcune (includendo la prova finale con i costumi). Dato che uno spettacolo teatrale normalmente richiede 80-90 ore di prove, potrai organizzare la maggior parte di queste ore in un’altro posto, se l’affitto della location finale è proibitivo. Se la natura dello spettacolo lo permette, puoi scegliere una location non-convenzionale, come un pub, un bar, una fabbrica o un deposito ricondizionato, o qualsiasi tipo di spazio che abbia una capacità sufficiente per il palco e per far sedere il pubblico. Quando scegli una location che non è una vera e propria sala di teatro, assicurati che può sopportare i movimenti sul palco ed un eventuale affollamento, e che abbia abbastanza uscite di emergenza per la sua capacità.
- Ottieni i diritti per poter mettere in scena lo spettacolo e le royalties per la musica. Questo passaggio dovrebbe essere risolto con 4-5 mesi di anticipo.
Metti in movimento i meccanismi
- Finalizza il progetto per le luci, l’audio, la scenografia ed il disegno dei costumi e inizia la produzione degli elementi fisici. Se necessario, inizia le audizioni per il cast (gli attori). Questo passaggio dovrebbe essere completato circa 4 mesi prima della data d’inizio dello spettacolo.
- Inizia a promuovere lo spettacolo e metti in vendita i biglietti. Puoi farlo appena hai le prime date delle messe in scena, e appena hai la lista finale dei nomi degli attori. Siccome si tratta di uno spettacolo nuovo, non avrai ancora delle foto degli attori in scena. La stessa cosa vale per i costumi. Quindi, per ora, puoi elaborare i materiali visivi per il marketing anche senza elementi. Puoi far creare un poster/loandina più grafico, centrato su font, nomi, e disegni, piuttosto che su delle foto, a questo punto. Crea una pagina web dell’evento, che è fondamentale per la promozione e per la vendita dei biglietti. Considera la creazione di una strategia di prezzi che include biglietti più economici se acquistati con largo anticipo (“early bird“), e aumenta i prezzi man mano che la data dello spettacolo si avvicina. Puoi anche impostare dei prezzi diversi per i posti situati in varie zone della sala. Se crei la pagina web dell’evento sulla nostra piattaforma, avrai la flessibilità di cambiare la foto principale dell’evento (che sarà il tuo poster), aggiungere e rimuovere tipi di biglietto, e fare lo storytelling del tuo spettacolo mentre si svolge, aggiungendo delle gallerie fotografiche e dei post. Un buon momento per iniziare a fare tutto questo è 10 settimane prima della data (o della data d’inizio, se ci sono varie date in programma) dello spettacolo.
Le ultime settimane prima…
Mettere insieme tutto
- Finalizza i dettagli tecnici. A questo punto, la lista dei movimenti delle luci e dell’audio dovrebbe essere pronta, gli elementi scenografici sono in fase di costruzione, i costumi sono in fase di costruzione, e gli elementi di design e gli schizzi sono finalizzati per il trucco e per le acconciature. Siamo a 6 settimane dalla data.
- Preparati per la settimana tecnica. A questo punto, devi organizzare la consegna di tutto il materiale (luci, audio, elementi della scenografia, costumi) alla location/teatro. Siamo a 2 settimane dalla data.
- La settimana tecnica. Una settimana prima della data del primo spettacolo, tutti elementi del palco devono essere installati. Durante questa settimana, ci saranno una serie di momenti chiave. Adesso sarà la prima volta che gli attori salgono sul palco (il che non sarà proprio una prova ma piuttosto una specie di “tour” che li aiuterà a familiarizzarsi con gli elementi del palco, le luci, l’audio, e la scenografia). A seguire, una prova con i costumi, una prova tecnica (una prova solo degli elementi tecnici, senza gli attori). L’ultima sarà la prova generale. La prova generale si svolgerà come lo spettacolo intero, vero e proprio, da mezz’ora prima dell’inizio, fino all’ultima uscita dopo la cortina. Questa è una buona occasione per organizzare un servizio fotografico professionale che ti fornirà le foto ufficiali che potrai utilizzare per le attività di marketing.
Si va in scena
- La prima! Sei pronto per la prima messa in scena del tuo spettacolo. E se tutto è stato ben pianificato, hai già il team per l’accoglienza, con degli host che daranno il benvenuto agli spettatori man mano che arrivano. E già che se ne parla, lo sapevi che se scegli Metooo come la piattaforma online per il tuo evento, per il check-in degli spettatori, non ti resta che scanerizzare, utilizzando la app Metooo Event Plan, il QR code presente sui biglietti? Questo vuol dire che le file saranno tenute al minimo ed i tuoi spettatori potranno andare a sedersi nel più breve tempo possibile.
Prima di chiudere: non dimenticarti di aggiungere un tocco speciale al tuo spettacolo teatrale includendo un cocktail bar per offrire un rinfresco ai tuoi ospiti durante la pausa e/o offrire dei drink di benvenuto compresi nel prezzo del biglietto.
Ci sarebbe tant’altro da aggiungere, però speriamo che la nostra guida ti aiuterà ad affrontare il compito di organizzare una produzione teatrale con meno stress!
