Il lockdown imposto dal diffondersi del COVID – 19 ha segnato un importante cambio di tendenza anche nell’organizzazione di eventi di vita sociale e nell’ambito professionale. Grazie alle diverse piattaforme di teleconferenza, anche in tempi di distanziamento sociale, è possibile pianificare e organizzare conferenze online.
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Seppur si tratti di eventi a distanza, anche le conferenze online necessitano di un’adeguata preparazione. Pertanto, la prima fase da affrontare nell’organizzazione di una conferenza online è pianificare una dettagliata scaletta. Nonostante la parola scaletta possa suscitare timori e dubbi, pensare un’adeguata suddivisione dei tempi e degli interventi non richiede specifiche capacità di sintesi e schematizzazione. Infatti, la scaletta identifica l’elenco di argomenti, ben suddivisi, che consente di pianificare e presentare in modo sintetico ed ordinato i contenuti della conferenza online. Pianificare la scaletta di una conferenza online permette di avere uno sguardo d’insieme degli argomenti da affrontare e, allo stesso tempo, contingentare in modo puntuale i minuti da dedicare ai singoli punti della scaletta. Dunque, per pianificare la scaletta di una conferenza online è sufficiente trasporre in maniera lineare e sequenziale la mappa mentale solo immaginata e disporre in modo ordinato gli appunti raccolti nel corso della pianificazione. E’ necessario, però, che la scaletta sia flessibile, immaginando il concretizzarsi di diverse situazioni, a cui ricorrere nel caso ci siano contrattempi o la conferenza online prenda percorsi non pianificati all’inizio. Un aiuto nella pianificazione della scaletta di una conferenza online potrebbe essere intanto quello di individuare le parole chiave dell’argomento e tentare di riassumere in una frase di 150 caratteri il succo principale della conferenza stessa.
Come pianificare la scaletta di una conferenza online
Pianificare la scaletta di una conferenza online vuol dire principalmente realizzare uno schema generale, organizzato su 4 punti essenziali: Why: Chiedersi il perché si sta presentando e organizzando la conferenza online, le motivazioni per cui le persone dovrebbero partecipare/ascoltare l’evento; What: Domandarsi cosa dire, concentrare la propria attenzione sui contenuti principali della conferenza online, individuando i più essenziali ed importanti; How: Domandarsi come i contenuti esposti nel corso della conferenza online possano essere concretamente messi in pratica nella vita personale e professionale dei partecipanti; What’s next: Volgere uno sguardo oltre e domandarsi quali potrebbero essere i consigli professionali da rivolgere ai partecipanti, in relazione all’argomento affrontato nel corso della conferenza online. Organizzati i contenuti teorici, sarà importante inserire in una scaletta di una conferenza online anche l’esposizione di slide e materiali, che dovranno accompagnare le parole dei singoli interventi. Infine, la scaletta dovrà tenere conto anche delle domande che i partecipanti potrebbero voler porre al termine della conferenza online.
