Che tu voglia intraprendere questa carriera come dipendente di un’agenzia eventi oppure stia pensando di avviare un’attività tua nel campo, quando si tratta di diventare un event planner di successo, ci sono molti aspetti da prendere in considerazione. In questo articolo abbiamo messo insieme quello che pensiamo siano gli ingredienti del successo se vuoi lavorare in questa industria.
Diventare un event planner di successo – ne hai le qualità?
L’aspetto dal quale iniziamo sono le capacità. La maggior parte di esse possono essere esercitate e perfezionate ma dovresti farti la domanda se ne hai o no una predisposizione naturale. Questo perché le dovrai usare molto sul lavoro. Quindi, ecco quali sono.
Capacità organizzative
Un evento può essere paragonato ad un puzzle composto da moltissimi pezzi piccoli che devono essere mess insieme in maniera molto precisa per creare l’immagine finale. Oppure con un meccanismo i cui elementi devono funzionare insieme alla perfezione. Un evento è anche un progetto molto condizionato dal tempo, quindi un atteggiamento organizzato verso il lavoro è indispensabile per assicurarti che tutti i dettagli sono al loro posto per la scadenza finale: la data e l’ora alla quale le porte si aprono e dovrai accogliere i tuoi invitati.
Questo significa anche che lavorerai molto con i numeri. Dovrai organizzare non solo tempo, ma anche denaro. Il budget sta alla base di ogni evento. Puoi mettere insieme l’evento più bello del mondo. Ma, che esso sia grande o piccolo, andrà disastrosamente in frantumi se non riesci a contenere i costi nel budget assegnato.
Multitasking
Lo sappiamo, esiste una scuola di pensiero che sostiene che il multitasking non esiste, e che cercare di fare più cose contemporaneamente è controproducente. Però la realtà di questa industria è che molto spesso dovrai gestire vari aspetti di un evento allo stesso tempo. Avrai anche delle situazioni in cui lavorerai per più eventi in contemporana. Ognuno di questi eventi sarà in una fase diversa del processo organizzativo. Dovai passare velocemente dal decidere qual è il fornitore migliore per gli allestimenti floreali di un ballo di beneficenza al trattare un contratto di affitto con una location per una conferenza.
Abilità sociali
Non c’è neanche bisogno di dirlo, se vuoi lavorare negli eventi ed avere successo, devi essere a tuo agio quando sei circondato da tante persone. E vale anche il contrario, devi mettere al loro agio le persone intorno a te. Sempre. Dai fornitori alla stampa a, soprattutto, gli ospiti stessi, le persone sono al centro di qualsiasi evento. Non esistono eventi senza le persone. Quindi una cosa è certa, fare l’event planner non è una carriera per un eremita.
Abilità di comunicazione
Un evento è un affare sensibile al passare del tempo, la precisione è fondamentale, e vari figure professionali sono coinvolte per metterlo insieme. Per questo, l’efficacia della comunicazione è cruciale sia per il successo del singolo evento che per il tuo successo, a lungo andare, come organizzatore di eventi. La comunicazione è coinvolta in tutte le fasi, dal trattare i prezzi con i fornitori, allo scrivere un comunicato stampa che informi e incuriosisca, al gestire un gruppo di partecipanti ritardatari che non riescono a trovare la sala del seminario.
Creatività
Quella degli eventi è un’industria creativa, questo è poco ma sicuro. E qua ci sono due aspetti da menzionare. Da una parte, devi essere in grado di elaborare concetti e temi interessanti per i tuoi eventi. Questo perché la maggior parte degli eventi sono destinati a intrattenere un pubblico numeroso. Dall’altra parte, utilizzerai la tua creatività per trovare soluzioni che siano realizzabili in un budget limitato ma che facciano comunque risultare l’evento al top a livello di qualità.
Istruzione
Anche se un’istruzione specifica non è espressamente richiesta per diventare un event planner, partirai comunque da una posizione vantaggiata se hai già una laurea in uno di questi campi di studi:
- marketing
- comunicazione
- pubbliche relazioni
- turismo e ospitalità
Esistono anche svariati master e corsi di formazione in event management che puoi seguire per diventare specializzato nell’industria. E c’è un’altra cosa importante da considerare. Avrai bisogno di formazione continua durante la tua carriera, perchè l’industria degli eventi è molto dinamica e dipende dai continui cambiamenti culturali e tecnologici della società nel suo insieme.
Esperienza
Organizzare eventi è un lavoro complesso. Dovrai lavorare a lungo sotto la coordinazione dei professionisti con esperienza per poter diventare in grado di pianificare e gestire in autonomia un evento dall’inizio alla fine. Inizia facendo volontariato agli eventi nella tua zona. In questo modo riuscirai a capire se ti vedi, a lungo termine, lavorare nei ritmi veloci di quest’industria. Poi, cerca degli stage nelle agenzie eventi, o nei reparti di eventi delle grandi aziende, oppure anche nelle aziende che hanno come importante componente della loro attività l’essere fornitori per eventi. Alberghi, location per matrimoni, un centro congressi, sono solo alcuni esempi.
Dopo la fase dello stage, la prossima dovrebbe essere di trovare un lavoro dipendente al fianco di un organizzatore di eventi con esperienza. Da lì, puoi continuare la tua carriera accedendo man mano a posizioni con maggiore responsabilità. Oppure puoi decidere di aprire la tua propria attività di organizzatore di eventi o agenzia eventi. Comunque, il nostro consiglio, se vuoi trasformare questo lavoro in una tua attività, di non saltare il passaggio di lavorare per qualcun altro. La tua formazione e le tue capacità non saranno abbastanza per gestire un’attività di organizzazione eventi di successo, avrai prima bisogno di sperimentare le sfide dell’industria “nella vita reale”.
Strumenti e tecnologia
Pensiamo che l’industria degli eventi è uno specchio di come la società stessa si evolve nel tempo. Sicomme alla base degli eventi stanno le persone, quello che rende un evento riuscito (e gli eventi riusciti rendono gli event planner di successo) è il modo in cui esso intercetta i gusti e i modi di fare delle persone.
Perché gli strumenti e la tecnologia sono importanti
Alcuni esempi: 10 anni fa era ancora normale ricevere un invito ad un evento via email e vederlo davvero, senza che il mittente ci avesse messo un grande sforzo. Ora, le nostre caselle di posta elettronica sono talmente intasate ed i nostri filtri spam talmente spietati, che un invito via email potrebbe anche non raggiungerci. Questo se non siamo già iscritti a qualche newsletter del mittente.
10 anni fa scoprivamo ancora gli spettacoli, i concerti, i seminari e i corsi sfogliando le pagine dei free press settimanali che trovavamo in giro per la città. Ora magari non ricordiamo nemmeno quando è stata l’ultima volta che abbiamo aperto un giornale. Ma stiamo comunque scoprendo degli eventi di nostro interesse, per esempio tramite delle campagne precisamente mirate sui social.
Per questo, padroneggiare gli strumenti e le tecnologie è essenziale per diventare un event planner di successo nel 2018.
Scegli gli strumenti giusti
Quando diciamo strumenti, ci riferiamo a template, checklist, tabelle e fogli di lavoro, che ci aiutano a tenere traccia di tutti gli aspetti dell’evento e ad assicurarci che non ci sfugge nessun dettaglio, che sia una piccola spesa nel budget dell’evento, oppure un momento nella scaletta.
Scegli la tecnologia giusta
Quando parliamo di tecnologia, ci riferiamo soprattutto alla tecnologia dell’informazione e della comunicazione. E l’esempio più adatto che possiamo fare è una piattaforma di gestione eventi online. Nel 2018, utilizzare una piattaforma online di gestione eventi è cruciale ed è già lo standard per creare degli eventi di successo. Ci sono diverse opzioni sul mercato e l’idea migliore è di sceglierne una che racchiude i più elementi possibili del processo organizzativo.
Se scegli Metooo come piattaforma online di event management, avrai tutti questi elementi (e altri ancora) in un unico posto:
- una stupenda, completa ed efficace pagina web dell’evento
- un sistema di biglietteria professionale con fatturazione automatica, transazioni sicure e anche un’opzione di codici sconto
- gestione veloce dei check-in tramite una app dedicata
- interattività con i partecipanti all’evento tramite lo storytelling
Che cosa farà la differenza nei tuoi eventi e li renderà di successo (e pure a te, un event planner di successo) se utilizzi delle funzionalità come quelle sopra menzionate? Per esempio, diminuire i tempi d’attesa dei tuoi ospiti quando arrivano per registrarsi all’evento, siccome dovranno solo mostrarti il biglietto anche solo sui loro smartphone e potrai fare le ammissioni semplicemente scanerizzando il QR code del biglietto sulla app. Oppure, aggiungere una dimensione social all’evento permettendo ai tuoi ospiti di pubblicare le loro foto e i loro messaggi sul wall dell’evento tramite la funzione storytelling.
Questi sono stati i nostri consigli per diventare un event planner di successo nel 2018. E mentre sappiamo che questo tema è molto più vasto, speriamo che ti saranno utili come linee guida per portare la tua carriera di organizzatore di eventi al prossimo livello!
