Dunque, il tuo attesissimo evento, preparato e pianificato a lungo, si è concluso. Le luci si sono spente, l’orchestra ha finito di suonare, i tecnici stanno smantellando l’attrezzatura audio/video, il personale di sala sta sparecchiando i tavoli. E la prima cosa che ti viene in mente è “Com’è andata? Questo evento è stato all’altezza delle aspettative?” il periodo dopo la conclusione di un evento è un periodo di domande e risposte. Per questo, abbiamo creato un template di valutazione per eventi, per assicurarci che avrai un’immagine dettagliata su cos’è andato bene e cosa si potrebbe migliorare. Puoi scaricare il template gratuitamente, qua.
Come usare il template di valutazione per eventi
Il template che abbiamo creato include vari aspetti dei risultati dell’evento, ciascuno raffigurato in uno dei fogli all’interno del file.
- i dati demografici dei partecipanti: chi sono le persone che sono venute all’evento?
- il feedback dei partecipanti: cos’hanno pensato gli invitati del tuo evento?
- costi, ricavi, e situazione del profitto/perdita: sei riuscito a mantenere l’evento nel budget assegnato?
- il feedback degli sponsor: il tuo evento ha soddisfatto le aspettative degli sponsor?
- una checklist di valutazione finale con delle domande in profondità sui risultati dell’evento
Tutti i fogli sono modificabili, abbiamo incluso delle note con dei sugerimenti su come compilarli, però se hai bisogno di adattare le domande e le informazioni allo specifico del tuo evento, puoi assolutamente farlo.
Prima di iniziare a compilare il template, nei giorni subito dopo la conclusione dell’evento, ci sono dei passaggi di preparazione che dovrai compiere o che avresti dovuto compiere già nella fase di organizzazione e durante l’evento.
Raccogli i dati demografici dei partecipanti
Il modo più facile per farlo è durante la fase di vendita dei biglietti, se hai usato una piattaforma online per vendere i biglietti. E se hai scelto Metooo come la tua piattaforma di gestione eventi, puoi includere domande demografiche come questionario nel modulo d’ordine del biglietto. Al di là del sesso, dell’età, della città di residenza e della professione, qua è dove dovresti chiedere anche come sono venuti a sapere dell’evento. Fai però attenzione di non chiedere una grande quantità di informazioni, le persone potrebbero diventare reticenti non solo nel darti le informazioni ma anche verso l’evento stesso.
Raccogli il feedback dei partecipanti
Questo passaggio può essere compiuto in due modi, e ciascuno di questi due modi è idoneo per tipi diversi di eventi.
Uno dei modi è di avere dei questionari stampati e distribuirli durante l’evento. Questa modalità funziona meglio per degli eventi come le conferenze, i congressi, le fiere di settore, i corsi di formazione, e gli workshop. Cioè, eventi durante i quali le persone hanno effettivamente il tempo di sedersi e compilare i questionari, e dove puoi raccogliere i questionari compilati in un modo organizzato.
Per gli eventi più dinamici, come i concerti, le serate, i festival, le persone sono meno disposte a prendersi il tempo di interrompere il loro divertimento per scrivere delle cose su un foglio di carta. Quindi in questi casi puoi mandare ai partecipanti dei sondaggi online via email, da compilare dopo che l’evento si è concluso. Ci è piaciuto SurveyAnyplace per la varietà di strumenti che offre e per la possibilità di creare dei sondaggi coinvolgenti.
Raccogli tutti i contenuti creati all’evento
Il prossimo step è di raccogliere tutti i contenuti generati dai partecipanti all’evento. Questo significa foto, video e post pubblicati online, ed i social sono il punto da dove devi iniziare. Per assicurarti che troverai la maggior parte dei contenuti, dai la possibilità agli ospiti di registrarsi al tuo evento su Facebook e Instagram, e crea anche un hashtag con il nome dell’evento.
In più, se usi Metooo come la tua piattaforma di gestione eventi, puoi attivare la funzione Storytelling (wall) dell’evento e dare agli invitati la possibilità di pubblicare foto e testi direttamente sulla pagina dell’evento. Così avrai una grande parte dei contenuti nello stesso posto.
Un’altra cosa che dovrai raccogliere è la copertura mediatica dell’evento. Questo significa ritagli di giornali e riviste, link di articoli e post sui blog, e post sui social da parte di celebrità e influencer.
Parla con gli sponsor
Dopo l’evento, devi avere una conversazione con ciascuno degli sponsor riguardando la loro soddisfazione sulla visibilità di cui hanno beneficiato i loro brand. Vi dovrete confrontare anche sul profilo dei partecipanti all’evento: è stato in linea col profilo del consumatore target di questi brand? Usa i dati che hai raccolto fino a questo punto, per preparare e mandare dei report per gli sponsor, insieme ad una lista di domande riguardando la loro soddisfazione.
Analizza il risultato economico
Appena l’evento finisce, compila tutte le informazioni su costi e ricavi e finalizza il budget con il bilancio profitto/perdita. Assicurati di aver compilato sia i costi e ricavi previsionati, sia quelli effettivi, così avrai un’immagine concreta dei numeri reali al confronto con quello che ti aspettavi di spendere/ricavare.
Confrontati con il team
Molto probabilmente non hai lavorato all’evento da solo. Incontra l’intero team che ha contribuito a dar vita all’evento, e confrontatevi su tutte le aree dell’evento. Usa le domande dell’ultimo foglio del template per farti da guida durante l’incontro, e chiedi al team dei suggerimenti su cosa si può migliorare.
Una nota finale: non avere fretta di compilare l’intero template di valutazione dell’evento subito il giorno dopo che l’evento è finito. Tra raccogliere tutte le informazioni, i numeri ed il feedback di tutte le parti coinvolti, e analizzare i dati, ci metterai diversi giorni. Quindi, dopo un paio di settimane dalla conclusione dell’evento avrai tutto quello che ti serve per una valutazione completa.
