Il marketing è uno degli aspetti fondamentali nell’organizzazione di un evento. Puoi avere l’idea più brillante per il tuo evento, ma alla fine quello che conta è come far sapere alle persone dell’evento, come convincerle ad acquistare i biglietti, a parteciparne, e come assicurarci che avranno un’esperienza stupenda. Un’altro motivo per il quale il marketing dell’evento è importante è che devi dare un motivo agli sponsor di contribuire al tuo evento. Per questo, gli devi mettere a disposizione delle informazioni precise sulle potenzialità, sull’andamento e sui risultati dell’evento. Però curare tutti gli aspetti del marketing dell’evento è un lavoro complesso. Alcuni dettagli possono sfuggirti. Per assicurarti che tutte le attività di marketing sono compiute al momento giusto, abbiamo creato un event marketing checklist che puoi scaricare gratuitamente qua.
Come utilizzare l’event marketing checklist
1. Stabilisci le premesse
Raccogli tutte le informazioni che costituiscono le premesse del tuo piano di marketing. Questo vuol dire le coordinate spazio-temporali dell’evento (date, orari, location), il nome, l’attrazione principale, e gli obiettivi. Stabilisci la “unique selling proposition” (quella caratteristica unica, il motivo per il quale il tuo evento è “da non perdere”). Crea dei profili degli invitati ideali (tre profili dovrebbero bastare). Domandati quali sono l’età, il sesso, la professione, gli interessi del tuo invitato ideale, che tipo di media consumano e qual è la modalità ideale per contattarlo/a. Valuta la concorrenza osservando quali altri eventi simili accadranno nello stesso anno e nello stesso periodo in cui accadrà il tuo. Sempre concorrenza (indiretta però) sono anche gli eventi diversi che accadono nello stesso periodo del tuo, perché competono sull’attenzione dei media e sui budget dei tuoi potenziali invitati.
2. Definisci le azioni di marketing pre-evento
Elabora un piano che includa le attività precise che compierai prima dell’evento e definisci le scadenze ed i responsabili per ogni attività. Nella nostra checklist, abbiamo incluso varie attività di marketing pre-evento, classificate in queste tipologie:
- design visivo
- politica dei prezzi
- creazione del sito web dell’evento
- attività di marketing offline
- attività di blogging
- attività di email marketing
- attività di digital PR
- social media marketing
- attività di marketing dirette agli sponsor
3. Definisci le attività da compiere durante l’evento
Mantenere sotto controllo tutte le attività di marketing da compiere durante l’evento è un lavoro complesso, e, nella frenesia dell’azione, molti dettagli possono passare inosservati. Le informazioni preziose sullo svolgimento, i momenti che succedono una volta sola, si possono perdere se non c’è qualcuno lì che sa in ogni istante cosa c’è da fare. Quindi, i tipi di attività di marketing che abbiamo individuato, da compiere durante l’evento, sono:
- le foto ed i video ufficiali dell’evento
- le attività di social media (i post, le dirette streaming)
- le attività di marketing offline
- feedback e interviste
- le attivazioni di brand con gli sponsor
4. Il marketing dell’evento non finisce quando finisce l’evento
Ci sono delle attività di marketing da fare anche dopo che l’evento si è concluso. Questo è il momento in cui raccoglierai i frutti del tuo lavoro e ne valuterai i risultati. Quindi queste azioni sono importanti almeno quanto quelle prima. Abbiamo incluso:
- la raccolta delle foto e dei video ufficiali
- attività di social media
- attività di marketing offline
- raccolta di feedback post-evento da parte di invitati, celebrities e influencer
- attività di reportistica per gli sponsor
- una valutazione finale generale dell’evento da punto di vista marketing
5. Mantieni il budget sotto controllo
Ultimo ma non meno importante, la nostra checklist include un foglio di calcolo per il budget di marketing. Mentre realizzi ogni attività della checklist, devi continuamente monitorare i costi. Una volta finita la lista di attività da fare, pensa a delle soluzioni per ottimizzarne i costi. Per esempio, invece di costruire un sito a sé stante dell’evento, usa una piattaforma di gestione eventi online, integrata. Se scegli Metooo come piattaforma, hai tutte le funzionalità che ti servono per creare un sito web completo per il tuo evento. Esso includerà un sistema di ticketing, una soluzione di email marketing integrata, e la gestione veloce del check-in degli ospiti usando la nostra app Event Plan. In più, con la funzione Storytelling, puoi permettere ai partecipanti all’evento di pubblicare dei contenuti direttamente sul wall del sito dell’evento.
Oltre al foglio dei costi, abbiamo incluso anche un foglio riguardando i ricavi dell’evento, così potrai calcolare facilmente il ROI del marketing.
L’event marketing checklist che abbiamo creato include delle attività adatte alla maggior parte degli eventi, però sappiamo che ogni evento è unico, per cui la checklist è modificabile e puoi aggiungere/togliere degli elementi per adattarla al tuo evento. Utilizzala per il tuo prossimo progetto e ti aiuterà a organizzare le tue attività di marketing in modo produttivo!
