Nella pianificazione di ogni evento, una fase delicata è quella della definizione del budget.
Sapere quali sono le risorse finanziarie di cui disponiamo o quelle che eventualmente l’evento permette di ottenere è necessario per guidare le scelte relative a cosa e come organizzare un evento.
Nel momento in cui ci apprestiamo a definire il budget di un evento, riconoscere i propri limiti è fondamentale non solo perché ci consente di non sprecare tempo nella pianificazione di qualcosa di irrealizzabile, ma anche perché ci obbliga a fare una distinzione tra quello che è effettivamente indispensabile e quello che non lo è e soprattutto perché innesca dei meccanismi di ricerca di soluzioni e risorse alternative.
Prima di passare alla definizione di un piano economico, dobbiamo distinguere 3 tipi di eventi:
- eventi il cui obiettivo è quello di raccogliere denaro per sostenere una causa qualsiasi, i cosiddetti eventi di crowdfounding che ricercano donatori e sponsor
- eventi che prevedono ricavi attraverso la vendita dei biglietti, le quote di partecipazione, la vendita di gadget o materiale promozionale, la somministrazione di cibo e bevande
- eventi il cui obiettivo è quello di pubblicizzare un’azienda, un brand o un progetto
In definitiva dobbiamo chiederci se il denaro è il fine o il mezzo del nostro evento.
A questo punto, nel nostro piano economico, elencheremo tutti gli elementi dell’evento, prima individuando delle macrocategorie come catering, attrezzature, location e poi dettagliando ciascuna di esse; ad ogni voce assegneremo un valore monetario previsionale.
Se abbiamo già organizzato degli eventi in passato, possiamo attingere le informazioni necessarie dalla nostra esperienza pregressa, altrimenti non ci resta che richiedere preventivi e ricordarci di inserire quei costi che solitamente vengono sottovalutati, ma che incidono inevitabilmente sul budget come quelli relativi a permessi e autorizzazioni, ai diritti SIAE, in caso di evento musicale, ai rimborsi per i relatori, alle assicurazioni.
Terminata la lista dei costi totali, la si compara con il budget disponibile e con quelli che sono i ricavi previsti.
Se non abbiamo né l’uno né gli altri, dobbiamo seriamente valutare la possibilità di ricorrere ala ricerca di sponsor o partner.
E voi ? Sapete definire il budget di un evento?