Quando si tratta di organizzare eventi di successo, il crisis management, cioè la gestione delle situazioni di crisi, è l’aspetto meno piacevole da trattare. Però dobbiamo farlo, siccome gli eventi non sono altro che collezioni di elementi che aspettano solo un piccolo segnale per andare male. Più è ampio e complesso l’evento, più sono alti i rischi, e più devono essere sostenuti i nostri sforzi per affrontarli.
Organizzare eventi di successo – i rischi
I principali tipi di rischi con i quali ci confrontiamo quando pianifichiamo un evento potrebbero essere categorizzati come segue:
- Malfunzionamenti tecnologici (un cavo elettrico che si scioglie, un cortocircuito)
- Errori umani (informazioni non comunicate con il dovuto anticipo, oppure non comunicate con esattezza)
- Problemi di management (non aver calcolato fondi sufficienti per una certa attività)
- Problemi interni all’azienda il responsabile di una certa area non è riuscito a far rilasciare un permesso per cui l’evento non si può più fare)
- Violenze esterne (rivolte, terrorismo, guerra)
- Calamità naturali (frane, terremoti)
Il piano di gestione delle crisi
Sembra sicuramente uno scenario angosciante. Ma siccome siamo event planners, possiamo fare quello che meglio sappiamo fare, cioè, pianificare, ed essere coperti contro i rischi, sia noi che i nostri ospiti. A questo scopo, per ogni evento, si deve sviluppare un piano di gestione delle crisi, consistendo in:
- Cartine e informazioni sulla location (planimetrie, uscite di emergenza, estintori ben segnalati)
- Una lista di persone chiave, con tutti i contatti (il management della location, tutti i fornitori, ed i numeri per le emergenze)
- Procedure di emergenza (come per esempio un piano di evacuazione)
- Qualsiasi altri documenti e moduli potessero tornare utili
La scelta dei fornitori
Possiamo ridurre di molto i rischi tecnologici, umani, di management e quelli relativi alla location, nella fase di decisione, semplicemente scegliendo con saggezza i nostri fornitori. Per esempio, il tipo di location che potrebbe gestire il numero di invitati, e che sarà munita al meglio per affrontare le emergenze. Oppure un fornitore di attrezzatura audio/video/luminosa rispettabile, che magari sarebbe meno propenso a causare un incendio nella nostra sala concerti.
Assicurazioni
Un’altra cosa che si può fare per ridurre i rischi è un’assicurazione per il nostro evento. È vero, il costo dell’evento aumenterà, ma l’aumento è insignificante se pensiamo quanto sarebbero alti i costi se dovessimo affrontare un disastro.
I contratti
Inoltre, bisogna firmare dei veri e propri contratti con tutti i fornitori, ed anche con gli artisti che si esibiranno, o con gli speaker. Magari ci crediamo ancora negli accordi presi con una stretta di mano, ma dover annullare un evento perché un fornitore ci ha mollato, bè, è una crisi pure questa, e dobbiamo almeno poter ricorrere a delle penali, se altro non si può più salvare.
Le risorse umane
Ultimo ma ugualmente importante, in questa fase, dobbiamo avere disponibile il personale di sicurezza ed il personale medico. La prima cosa a cui dobbiamo pensare, dovesse succedere qualcosa di male, e di assicurarci che nessuno si è fatto male e che sono tutti al sicuro.
La comunicazione di crisi
Ora che la parte di prevenzione dei rischi è a posto, e abbiamo un piano di azione, c’è ancora un elemento di cui parlare: la comunicazione di crisi dell’evento.
Quindi il male che non doveva succedere è successo. Ci saranno delle conseguenze economiche e/o anche delle conseguenze umani. Ma il fatto di avere un piano di comunicazione ben stabilito è il modo migliore di prevenire che un episodio di crisi diventi un disastro permanente.
Comunicazione interna
Per quanto riguarda la comunicazione interna, il suo ruolo si traduce nelle liste di contatti utili all’interno del piano di management della crisi. Un flusso comunicativo interno deve essere stabilito in anticipo, per assicurarci che tutte le parti coinvolte sono immediatamente informate sullo stato di emergenza.
Comunicazione esterna
Per quanto riguarda la comunicazione esterna, un PR o un marketer con nozioni di relazioni con la stampa si suppone che già ce l’abbiamo all’interno del nostro team, soprattutto quando si tratta di eventi complessi, di grandi dimensioni. Il modo in cui comunicheremo la crisi al mondo esterno dipende dalla natura della crisi stessa, però alcune linee guida essenziali devono essere seguite:
- Preparare subito il racconto dell’accaduto. I media vorranno una storia ed è meglio che ce l’abbiano da noi, la fonte ufficiale, piuttosto che da pettegolezzi camuffati in “fonti non-ufficiali”, che non farebbero altro che snaturare la verità
- Aggiornare la storia in tempo reale, man mano che ci sono delle novità sull’evoluzione della crisi. In questo modo il pubblico vedrà che non stiamo “scappando”
- Assumerci la responsabilitภindifferentemente da quanto sia grave la situazione. La trasparenza è un punto chiave, e non ha senso cercare di nascondere la verità, né per intero né in parte.
- Rispondere alle domande ed ai commenti che sicuramente arriveranno non solo da parte della stampa ma anche tramite i canali social delle parti coinvolte nell’organizzazione dell’evento.
Alla fine, la gestione delle crisi può essere un aspetto non proprio appassionante di cui ci dobbiamo occupare come event planner, però è quello che fa la differenza tra un professionista ed un dilettante. E voi? Vi siete mai confrontati con delle situazioni di crisi durante gli eventi che avete organizzato? Se sì, come siete riusciti a gestirle? Raccontateci!
