Quando parliamo di organizzare un evento complesso, ci riferiamo non solo ad un evento grande in termini di numero di partecipanti o delle dimensioni della location. Gli eventi complessi non sono solo grandi, ma anche eterogenei, sviluppandosi generalmente durante più giornate ed includendo eventi più piccoli all’interno di un evento grande, spesso in location diverse.
Alcuni esempi: fiere di settore, conferenze e congressi, corsi, festival.
Pianificare questo tipo di eventi può sembrare un compito travolgente, però con la giusta strategia, il daffare diventa più facile.
Organizzare un evento complesso – la strategia
Prima di tutto, inizia con molto più anticipo che nel caso di qualsiasi altro tipo di evento. Considera di iniziare almeno un anno prima della data dell’evento. Poi, metti insieme una squadra. Un evento complesso non è una cosa che vuoi organizzare da solo. Ogni membro della squadra avrà un ruolo ben definito: tu sarai il project manager, e poi avrai bisogno di qualcuno per gestire: le programmazioni, il marketing, le sponsorizzazioni, le registrazioni, ed i rapporti con la (le) location.
Data, location, budget
In seguito, devi scegliere la data e la (le) location. Quando scegli la data, considera questo: devi rendere facile per il tuo pubblico venire/stare all’evento. Mentre l’estate è perfetta per un festival rock, considera l’autunno e l’inverno per un congresso medico, per esempio. A questo punto, dovresti già avere almeno una bozza di budget, perché la location consumerà una grande parte di esso. A maggior ragione se il tuo evento comprende degli sotto-eventi che si terranno in location diverse.
Marketing
Poi, appena hai un programma in grandi linee (almeno le date e gli orari di ogni sotto-evento all’interno del grande evento, la (le) location, ed i principali artisti o relatori), puoi iniziare la parte di marketing, puoi iniziare a pubblicizzare il tuo evento.
Configurare la struttura
Ci sarebbe tantissimo da scrivere su tutti gli aspetti tecnici, ma questo post parla di strategia, quindi, quello su cui ci vogliamo concentrare adesso è come tenere traccia di tutto allo stesso tempo. L’evoluzione delle vendite per diversi tipi di biglietti, siti web degli eventi, il marketing, i pagamenti, la fatturazione, le vendite di merchandising, le liste d’attesa, i badge, e tutto questo non per uno ma per più eventi contemporaneamente. Se decidi di gestire il tuo evento tramite Metooo, a sistemare tutto ci pensiamo noi: puoi usare la funzione gruppo di eventi per gestire e tenere sott’occhio tutto in un unico posto.
Diciamo, per esempio, che stai per organizzare un festival rock, ed esso si svolgerà per una durata di 5 giorni. Durante il festival, ci saranno vari concerti, alcuni in piazza, alcuni in dei locali. A parte i concerti, ci saranno varie serate in location diverse, e, durante il giorno, dei mercatini a tema. Durante i concerti e le serate, saranno vendute delle T-shirt con le rispettive band che suoneranno. Un brand di birra sarà lo sponsor principale del tuo festival, oltre al quale ci saranno anche degli sponsor di minore spessore. Saranno disponibili vari tipi di biglietti, alcuni gratuiti, altri a pagamento e con diversi prezzi, per ogni sotto-evento del festival, e poi ci sarà anche l’opzione del biglietto all – inclusive che permetterà l’accesso all’intero festival con tutti i suoi sotto-eventi.
I gruppi di eventi correlati
Sembra abbastanza complicato? In realtà è più semplice di quanto potresti pensare. Gestendo il tuo evento su Metooo, il tuo festival nel complesso sarà un gruppo di eventi correlati. Puoi creare ogni sotto-evento (concerto, serata, mercatino) e aggiungerlo al gruppo. Il bello è che, anche se gli eventi del gruppo accadono in location e in date differenti, il gruppo avrà un singolo titolo e un tema. Puoi aggiungere nuovi eventi al gruppo in qualsiasi momento, anche eventi creati prima della creazione del gruppo. Dopo di aver creato ogni singolo evento, tutto quello che ti resta da fare è andare sulla pagina del gruppo di eventi e clickare “associa” per aggiungere l’evento al gruppo.
Siccome il gruppo di eventi (in questo caso, il tuo festival) ha il suo proprio indirizzo web ed il suo proprio branding visivo, puoi usarlo per i tuoi sforzi di marketing, per promuovere il gruppo, essendo però allo stesso tempo possibile promuovere anche i singoli eventi simultaneamente (ciascuno con la sua pagina evento, i suoi tipi di biglietto, e programma).
Consiglio extra: diciamo che sei un freelancer che organizza eventi per diversi clienti, oppure che sei un event planner in una grande agenzia. La funzione gruppo di eventi su Metooo ti renderà la vita molto facile, perché puoi creare un gruppo di eventi per ciascun cliente, anche se gli eventi all’interno del gruppo non hanno necessariamente a che fare l’uno con l’altro. In questo modo ti puoi organizzare il lavoro in un modo efficace e senza stress e non perderai mai la traccia dei dettagli!
Scopri di più sulla funzione qua e facci sapere come la useresti per il tuo prossimo progetto!
