Organizzare un evento sportivo in 8 passaggi – guida completa

Gli eventi sportivi sono una delle categorie di eventi più complessi da organizzare, soprattutto quando si tratta di grandi competizioni o tornei. E più è complesso il tipo di sport, come per esempio gli sport di squadra (calcio, basket, ecc.), più tempo e risorse ci vogliono per organizzarlo. Se stai leggendo questo articolo, probabilmente ti stai confrontando con delle domande su come organizzare un evento sportivo, magari per la prima volta, e vuoi sapere quali sono i passaggi per farlo al meglio. Rispondiamo a questa domanda con la nostra guida completa, quindi continua a leggere!

1. Organizzare un evento sportivo: tutto parte dalla squadra!

La prima cosa che dovrai fare dopo di aver definito l’obiettivo e il tipo di evento sportivo sarà creare una squadra per l’organizzazione. Negli eventi sportivi, ci vogliono due coordinatori principali. L’uno deve avere le capacità organizzative. L’altro deve sapere esattamente come funziona il sistema sportivo. Inoltre, avrai bisogno, nella tua squadra, di persone che si occupino delle seguenti aree del processo organizzativo:

• area amministrativa
• logistica
• marketing e PR
• volontari in location

2. Il quando ed il dove: le date e la (le) location

Prima di tutto: l’organizzazione di un evento sportivo dovrebbe iniziare con almeno un anno di anticipo, se stiamo parlando di una competizione o di un torneo. Se quello che organizzi è, invece, una semplice esibizione demostrativa (pensa per esempio agli spettacoli di pattinaggio artistico), 6 mesi potrebbero bastare. Quando stabilisci la data dell’evento, deve essere nella stagione giusta per quel tipo di sport. La date non deve, inoltre, essere in conflitto con le date di altri eventi dello stesso tipo che si svolgono nella stessa regione o anche nello stesso paese.

Quando si tratta di scegliere una location per un evento sportivo, non c’è molta flessibilità: ti serve il giusto tipo di campo o di sala per quel determinato tipo di sport. Se l’evento non è in grande scala, puoi cercare delle alternative agli stadi o alle sale di grandi dimensioni, e puoi prendere in considerazione le aree sportive delle università o delle scuole superiori. Quando scegli la location, fai attenzione non solo alla qualità del campo o della sala stessa, ma anche alla disponibilità degli spogliatoi, delle stanze ausiliarie, alla posizione della struttura in città e alla presenza di parcheggi e di fermate di trasporto pubblico.

In ogni caso, è estremamente importante iniziare la ricerca almeno un anno prima, perché ogni regione, città o location di eventi sportivi ha normalmente un calendario di eventi abituali che accadono ogni anno. Quindi ti devi assicurare che troverai disponibilità per le date che preferisci.

3.  Gli aspetti amministrativi

Quello che rende un evento sportivo più complesso e difficile da organizzare di altri tipi di eventi è il fatto che il team coinvolto nell’organizzazione deve affrontare molti aspetti amministrativi prima ancora di poter pensare agli sponsor, al marketing e alla logistica. Ecco gli aspetti amministrativi più importanti:

• stabilisci il budget dell’evento. Per rendere più facile questo passaggio, puoi usare il nostro modello di budget per eventi (lo puoi scaricare gratis e lo puoi adattare facilmente per il tuo evento sportivo).
• comunica l’evento alle associazioni sportive, alle leghe e ai club, in modo che le squadre e/o i giocatori possano iscriversi alla competizione o al torneo
• stabilisci le regole per la competizione e programma le partite/i match tra le squadre o gli sportivi che si sono iscritti
• trova e prenota gli arbitri e le autorità/gli ufficiali sportivi che valideranno la competizione/il torneo
• ottieni tutti i permessi, le autorizzazioni, e le assicurazioni necessarie per l’evento
• trova e prenota lo staff medico. In base alle dimensioni dell’evento, uno o più medici sportivi dovranno essere presenti. E già che ci siamo, assicurati che ci saranno dei kit di primo soccorso alla location.
• cerca degli alberghi nelle vicinanze e tratta per ottenere degli sconti per delle prenotazioni di gruppo per le squadre/ i giocatori/ gli ufficiali.

4. Crea un sito web dell’evento e inizia a vendere biglietti

Come per qualsiasi tipo di evento, una volta che hai stabilito le coordinate spazio-temporali e il programma, è meglio che inizi a vendere i biglietti il prima possibile. E siccome gli eventi sportivi si basano molto sulle sponsorizzazioni, l’aver venduto alcuni biglietti già prima di mandare le richieste di sponsorizzazione è d’importanza cruciale, in modo da dimostrare agli sponsor che il tuo evento ha il potenziale di raggiungere il target.

Per poter iniziare la vendita di biglietti per il tuo evento sportivo, avrai bisogno di un sito web dell’evento e di un sistema di gestione dei pagamenti. Il modo più facile e meno costoso di farlo è di utilizzare una piattaforma web di gestione eventi, invece di creare un intero sito web da zero. Se usi Metooo come piattaforma, puoi creare un bellissimo sito web dell’evento nel giro di pochi minuti, puoi personalizzarlo con tutti i dettagli dell’evento, e puoi vendere i biglietti pagando le commissioni più bassse del mercato. Tutto ciò accadrà tramite delle transazioni sicure ed i tuoi fondi saranno disponibili immediatamente. In questo modo avrai a disposizione degli importi da usare nell’organizzazione dell’evento.

5. Marketing per gli eventi sportivi

Prodotto, Prezzo e Distribuzione

In questo caso, l’evento stesso è il prodotto che stai cercando di vendere agli spettatori. Siccome hai già stabilito le date, gli orari e la location, ed hai già confermato le squadre o i giocatori partecipanti, il tuo prodotto è pronto.

Per quanto riguarda il prezzo, hai varie opzioni. Puoi creare un prezzo per la singola partita durante una competizione/torno, e dei prezzi speciali che danno accesso ad un’intera fase (i gironi, le semifinali, la finale). Puoi creare pure un biglietto che da accesso a tutte le partite/gare durante l’evento. Se la tua pagina evento è stata creata su Metooo, puoi facilmente inserire vari tipi di biglietti nello stesso evento. Tramite il sistema di ticketing della piattaforma, puoi anche vendere merchandising collegato all’evento e generare così un secondo flusso di incassi. Un’altra cosa che puoi fare è creare le varie fasi della competizione come eventi separati e collegarli in un gruppo di eventi per gestirli e promuoverli poi insieme.

La distribuzione: creando l’evento su una piattaforma online di gestione eventi, i biglietti diventano automaticamente acquistabili da ovunque nel mondo. Questo pratiamente renderà la distribuzione illimitata e una cosa in meno a cui pensare.

Promozione

Quando promuovi un evento sportivo, parti in vantaggio perché è un tipo di evento considerato di interesse pubblico. Questo vuol dire che un torneo, una competizione, una dimostrazione oppure anche una partita amicale fanno notizia. Nella tua squadra ci dovrà essere una persona con spiccate doti di PR, e un comunicato stampa ben scritto, per assicurarti che la notizia sull’evento apparirà nei telegiornali sportivi, nei quotidiani, e nelle pubblicazioni sportive. Un buon PR otterrà copertura media sia prima che durante l’evento. Se la competizione viene trasmessa in diretta da un canale TV, questo avrà un importante impatto sul successo delle prossime edizioni dell’evento e sulle possibilità di ottenere delle sponsorizzazioni sostanziali.

Gli strumenti promozionali tradizionali ancora funzionano quando si tratta di un evento sportivo. Quindi, acquistare dello spazio pubblicitario su canali TV, alla radio e anche outdoor (cartellonistica) è una buona idea.

Se lavori per un’associazione sportiva, o un club, ed hi una database di fan leali, puoi anche mandare degli inviti via email. Su Metooo, insieme al sito dell’evento viene anche la possibilità di creare e inviare degli inviti email RSVP ad un’intera lista contatti importata da MailChimp o Gmail. In più, il biglietto può essere incorporato e visibile su qualsiasi sito web esterno, quindi assicurati di inserirlo anche sul sito della tua organizzazione.

Ultimo ma non meno importante, metti insieme una strategia di web marketing, includendo la presenza e le campagne sui principali social, i siti di notizie, ed i siti e blog che parlano di sport.

6. Trovare gli sponsor per un evento sportivo

Come abbiamo menzionato prima, trovare gli sponsor per il tuo evento sportivo sarà uno dei compiti più importanti ed impegnativi. Gli strumenti principali che utilizzerai sono il budget (per capire quanti fondi ti servono) ed il piano di marketing (che hai elaborato nel passaggio precedente, e che dimostrerà ai potenziali sponsor che il tuo evento ha il potenziale di raggiungere un tipo di pubblico simile al loro target).

Il primo passo in questa faccenda sarà identificare i potenziali sponsor. Fai una ricerca e scopri quali brand sponsorizzano gli eventi sportivi nella tua zona. Inoltre, estendi la tua ricerca ai brand che potrebbero essere interessati allo stesso tipo di pubblico che ti aspetti di avere all’evento. I brand di birra ed il calcio sono un accoppiamento evidente, ma per altri sport dovrai essere più creativo ed analizzare il tuo pubblico più in profondità.

Poi, dovrai sviluppare le vari opzioni per quanto riguarda le modalità di offrire visibilità ai brand e le varie idee di brand activation adatte al tipo di evento e alle particolarità della location. Analizza la location e stabilisci dove si possono piazzare il branding degli sponsor, gli stand e le attività brandizzate che possano intrattenere gli spettatori prima, tra, e dopo le partite.

In seguito, puoi assemblare i pacchetti di sponsorizzazione, ma sii anche aperto ad offrire delle opzioni personalizzate e delle combinazioni ad-hoc di attività perché questo aumenterà le tue possibilità di ottenere più sponsorizzazioni.

Il passo finale sarà contattare i potenziali sponsor e presentargli i vari pacchetti. Se il tuo piano di marketing è solido ed il pubblico-target che gli sponsor cercano è lo stesso che sarà presente al tuo evento, le possibilità di chiudere degli accordi di sponsorizzazione saranno molto alte.

7. Organizzare la logistica

La logistica di un evento sportivo dipende strettamente dal tipo di sport intorno al quale l’evento è stato creato. Però in generale, ecco di cosa ti dovrai occupare:

• attrezzatura audio/video e luci. Un sistema acustico e di monitor è essenziale in qualsiasi location sportiva, e lo sono anche le luci, per le partite che accadranno di sera. Quindi se questo manca nella tua location, prenota e noleggia tutto l’occorrente con largo anticipo.
• wi-fi. Se la location non fornisce wi-fi, trova una soluzione con una compagnia telecom per poterlo offrire durante l’evento.
• il piazzamento degli stand e delle brand activation degli sponsor. Visto che molte volte negli eventi sportivi gli sponsor hanno degli stand, assicurati di stabilire precisamente con loro la posizione di essi, e di stimare il necessario di fonti di corrente.
• sistemi di sicurezza. Gli eventi sportivi comportano di solito la presenza di un grande pubblico, quindi è importante avere un sistema di sicurezza ben articolato. Gli scanner all’ingresso (sia per le persone che per le borse) sono già un elemento abituale, ed il personale di sicurezza, ben istruito, deve essere presente sia all’ingresso che all’interno della location. Come ben sappiamo, in certi sport lo spirito competitivo dei tifosi può scivolare facilmente nella violenza, quindi un piano di sicurezza ben costruito è fondamentale.
• medaglie, nastri, podi, e trofei. Sembrano dei piccoli dettagli, ma cos’è un evento sportivo senza i suoi premi e cerimonie? Organizza questo aspetto con anticipo, in quanto per esempio incidere le medaglie richiede del tempo considerevole.
• la pulizia della location. Se il tuo evento dura più di qualche ora, e sono incluse diverse partite/gare, devi mettere in atto un piano di pulizia ad intervalli regolari tra e dopo le partite. Se la location non fornisce un servizio di pulizia, devi ingaggiare un’impresa di pulizie.

8. Durante l’evento

Il grande giorno è arrivato ed il tuo evento sportivo sta finalmente iniziando! Però, ovviamente, il lavoro è lontano dall’essere finito. L’organizzazione è durata parecchi mesi e ti devi assicurare che tutto funziona alla perfezione. Ecco cosa tenere in mente per il buon svolgimento dell’evento sportivo:

• il check-in veloce degli spettatori è cruciale, ed è anche qua che si vede l’importanza dell’utilizzo di una piattaforma online di gestione eventi. Se hai usato Metooo come piattaforma, puoi fare il check-in degli spettatori da diverse postazioni contemporaneamente, nel giro di secondi per ogni spettatore, per minimizzare le file. Lo staff all’ingresso deve semplicemente scannerizzare, usando la app Event Plan, il codice QR presente sul biglietto.
• un numero sufficiente di volontari o di membri dello staff deve essere presente all’interno della location per poter assistere gli spettatori nel trovare i loro posti, i bagni, gli stand o altri servizi
• la persona (o il team) che si occupa del marketing dell’evento deve condurre tutte le attività i cui risultati saranno poi utilizzati per la promozione delle prossime edizioni e per l’elaborazione dei report per gli sponsor. Questo vuol dire scattare le foto ufficiali, girare i video ufficiali, condurre delle interviste con i partecipanti-chiave all’evento (ufficiali, personalità del mondo sportivo, influencer, spettatori). Il branding e le brand activation degli sponsor saranno costantemente monitorate e verrà data assistenza quando ci sarà bisogno
• la sicurezza e l’eventuale necessità per assistenza medica saranno costantemente monitorate durante l’evento
• il perfetto funzionamento dell’attrezzatura audio/video, delle luci, delle comunicazioni, e della corrente sarà costantemente monitorato dalla squadra logistica
• le pulizie della location verranno effettuate tra e dopo le partite

Per concludere

Questa è stata la nostra guida per organizzare un evento sportivo in 8 passaggi. Sappiamo che il processo può sembrare scoraggiante, e, anche se complesso, se utilizzi le nostre linee guida puoi rendere scorrevole il flusso di lavoro e sarai sulla strada giusta per un evento di successo!