La logistica rappresenta un fattore strategico essenziale nell’organizzazione e gestione di qualsiasi evento. La buona riuscita di un evento, infatti, dipende in buona parte da una corretta gestione della pianificazione di ogni momento di cui l’evento stesso si compone. Curare in modo dettagliato e preciso tutte le fasi di preparazione che portano alla realizzazione di un evento è di fondamentale importanza e ne decreta il successo finale. Ad occuparsi degli aspetti logistici e organizzativi relativi ad eventi o manifestazioni di ogni natura e che guida tutte le figure che compongono il team dell’organizzazione è il Road Manager.
Sono molti i motivi per cui è importante saper gestire la logistica di un evento di qualsiasi genere. La prima ragione è da collegare all’immagine dell’ente, associazione, azienda o marchio che organizza l’evento. Un appuntamento curato nei dettagli, ben pianificato nel tempo, adeguatamente pubblicizzato, in cui nulla è lasciato al caso, apporterà vantaggi all’immagine. L’ente che ha organizzato l’evento ispirerà fiducia, precisione, autorevolezza al pubblico. I convenuti ad un evento ben organizzato in ogni sua fase torneranno volentieri ad una futura manifestazione, perché ricorderanno con piacere l’esperienza precedente e accorderanno nuovamente la loro fiducia. Gestire al meglio la logistica connessa all’organizzazione di un evento vuol dire anche risparmiare risorse umane, economiche e morali. Infatti, curare step dopo step i dettagli di una manifestazione, vuol dire stilare un business plan, in cui inserire tutto il necessario da fare. In questo modo, il team lavorerà in sinergia. Ciascun membro lavorerà alla mansione che gli verrà affidata, senza ansie né stress. Nel business plan si prevederanno in anticipo le spese da affrontare e, al momento del bilancio finale, non ci saranno sorprese spiacevoli, conti in rosso o debiti irrisolti. Inoltre, una dettagliata cura della logistica aiuta tutto il team a lavorare in sinergia, armonia e serenità, evitando momenti di tensione, disorganizzazione e stress, che potrebbero compromettere la buona riuscita dell’evento. Saper gestire la logistica di un evento è importante anche per la promozione e lo sviluppo del progetto (consulta la nostra guida Come promuovere un evento) o del marchio che si intende sostenere e pubblicizzare nel corso dell’appuntamento. Infatti, realizzare un evento ben curato, dove tutto è ben disposto e ogni particolare appare ben inserito all’interno del contesto generale permette all’azienda, alla società e all’ente di perseguire l’obiettivo programmato. Infine, se l’organizzazione dell’evento verrà seguita nel dettaglio anche l’eventuale ed immancabile imprevisto verrà superato in scioltezza e non sconvolgerà la tranquillità del team, impegnato nella pianificazione dell’appuntamento.
