Il Piano di Produzione è un documento che viene prodotto prima di un evento ed è di solito stilato dal Direttore di produzione. Si tratta di una sorta di scaletta di tutte le cose da fare in genere schematizzate in una tabella excel. Le attività da svolgere vengono prima divise in macrocategorie e poi dettagliate, passo dopo passo, in singole operazioni dette task.
Su ogni riga della griglia viene indicata una task e sulle colonne corrispondenti:
- le date di inizio e fine
- le risorse umane impiegate
- le materie prime e/o gli strumenti necessari
- il responsabile di riferimento
Questo tipo di scomposizione delle attività/azioni viene detto WBS, Work Breakdown Structure, e viene in genere utilizzata per schematizzare tutte le attività di un progetto in senso lato. Le azioni vengono definite critiche quando il loro completamento dipende da fattori che non sono controllabili da chi organizza l’evento e su tutte le operazioni incombe, come la spada di Damocle, la deadline, che letteralmente significa “linea di morte” ed indica la scadenza, il termine ultimo entro il quale terminare le attività.
E voi riuscite sempre a rispettare le deadline dei vostri eventi?