Organizzare una conferenza è un processo complesso che coinvolge varie figure professionali e che dovrebbe iniziare con un anticipo di 12 fino a 18 mesi. Ma cosa succede se hai compiuto la maggior parte delle fasi dell’organizzazione, e tra le ultime cose da fare è stabilire una scaletta con le attività da svolgere il giorno prima, il giorno (o i giorni) dell’evento, e il giorno dopo l’evento? Abbiamo pensato a questi ultimi passaggi e abbiamo elaborato un modello di scaletta per conferenze che puoi scaricare gratuitamente qua.
Come utilizzare il modello di scaletta per conferenze
1. Stabilisci il programma della conferenza
La prima cosa da fare è stabilire il programma della conferenza. Questo processo inizia con lo stabilire il numero e la durata delle sessioni e la durata totale della conferenza (1 o 2 giorni). Questo passaggio in realtà deve essere compiuto nelle prime fasi dell’organizzazione della conferenza, appena hai definito gli obiettivi e appena hai confermato i relatori. Quello che farai verso la fine del processo organizzativo sarà:
- la creazione di un mix equilibrato di sessioni: presentazioni, corsi, workshop, seminari, tavole rotonde, discussioni libere
- l’assegnazione di ogni sessione nell’apposita sala, in base alle capacità delle sale e al numero di partecipanti attesi. Il nostro template si basa su una location con 5 sale, però puoi aggiungere/togliere delle sale nella tua scaletta in base alle specificità del tuo evento.
- inserire delle pause caffè, delle pause pranzo e delle attività ricreative tra e dopo le sessioni. Se hai guardato le tendenze per il 2019 nell’industria degli eventi (se no, leggi questo articolo che abbiamo pubblicato recentemente), saprai già che una conferenza di successo sarà quella che include più attività ricreative di quante siamo abituati ad avere, quindi assicurati di aver allocato abbastanza tempo per queste attività. Inoltre, se la prima giornata della conferenza si è conclusa con un cocktail o una cena, fai in modo che la seconda giornata inizi più tardi. In più, assicurati di aver allocato abbastanza tempo per il check-in dei partecipanti all’inizio di ciascuna delle giornate della conferenza. Se hai scelto Metooo come piattaforma di gestione eventi, puoi effettuare il check-in di ogni ospite nel giro di pochi secondi, tramite la nostra app Event Plan.
- allocare una fascia oraria e dei responsabili per l’ispezione e per la pulizia della location alla fine della prima giornata della conferenza, per assicurarti che tutto funzionerà alla perfezione nella seconda giornata.
2. Stabilisci le attività da svolgere il giorno prima della conferenza
È molto probabile che la conferenza inizi la mattina, quindi tutte le attività d’installazione dovrebbero essere svolte il giorno prima. Queste attività possono variare in base alle caratteristiche del tuo evento (puoi togliere o aggiungere delle attività nel file che abbiamo elaborato, siccome è editabile). Generalmente, ecco cosa ci sarebbe da fare:
- un incontro con tutte le parti coinvolte nell’organizzazione, la mattina
- le conferme finali sulla disponibilità dei relatori ed i cambiamenti d’ultima ora, se necessari
- l’installazione dell’attrezzatura audio/video, la logistica del catering, il branding degli sponsor, l’area check-in all’ingresso, e la zona relax
- l’installazione della segnaletica; portare in location i materiali stampati
- la formazione degli addetti alla sicurezza e dello staff di volontari in location
- l’ispezione finale di tutte le funzionalità tecniche dell’attrezzatura dopo l’installazione
3. Stabilisci le attività da svolgere il giorno dopo la conferenza
Il giorno dopo la conferenza, alcune attività essenziali devono essere svolte:
- un incontro tra il team dell’organizzazione della conferenza, lo staff della location, ed i fornitori, durante il quale si tratteranno tutti gli aspetti irrisolti e si effettuerà la verifica delle fatture di saldo
- il check-out dei relatori (e, se è il caso, del team dell’organizzazione) dall’hotel convenzionato
- il pagamento del saldo alla location, all’albergo e ai fornitori
- l’invio di un questionario via email ai partecipanti, se il feedback non è stato raccolto durante l’evento
- l’inizio della raccolta di materiali generati durante l’evento (foto, video, post sui social da parte degli invitati, le foto ed i video ufficiali, la copertura media)
Un’osservazione: c’è la tentazione di organizzare un incontro di valutazione dell’evento il giorno dopo l’evento. Tuttavia, la cosa migliore da fare è di programmare l’incontro di valutazione 1-2 settimane dopo la conferenza, quando tutti i materiali, il feedback dei partecipanti ed il feedback degli sponsor saranno stai raccolti. E già che ci siamo, quando arriva il momento della valutazione, puoi usare il nostro template di valutazione per eventi.
Per concludere
L’utilizzo di un modello di scaletta per conferenze simplificherà sicuramente il tuo processo organizzativo, ed il vantaggio del modello da noi creato è che, siccome è un file Excel modificabile, lo puoi adattare facilmente al tuo evento specifico. Assicurati che tutti i membri del tuo team hanno accesso alla scaletta e stabilisci delle regole chiare per quanto riguarda chi è responsabile di quali operazioni e chi può modificare la scaletta.
